【BiTT】俺のクローン作るしかなくね!?
【BiTT】俺のクローン作るしかなくね!?
2012.05.16

忙しい相手に配慮したビジネスメールの書き方

たか

ビジネスメールと一口に言っても色々とシチュエーションや業界によって違いますが、IT系は特にメールが活発です。

1日に100通以上メールに目を通しているビジネスマンが沢山いる業界です。
やり取りを少なく、コミュニケーションを円滑にするために、出来るだけ簡潔に、分かり易くメールを作成する事を意識することが大切です。
少なくとも、相手が返信に困る事、理解しづらい曖昧な事は書かない方が良いと思います。

まだまだ改善の余地はありますが、僕が良く使う例をご紹介します。

例:判断をして欲しい時

今回のシステム開発ですが、スクラッチ開発の方がメリットがあるように思います。

[スクラッチ開発のメリット/デメリット]
——————————————————————
◇メリット:△△△△△△△△△△△△
◆デメリット:△△△△△△△△△△△△
——————————————————————

コストが変わらないのであれば、拡張性が高いスクラッチ開発が向いていると思います。
詳細は御打合せの際に、ご説明させて頂きます。

※判断を仰ぐ時は、選択肢とそれぞれのメリット、デメリットを提示した方がスムーズにいくような気がします。何かを提案するときは、判断材料も一緒に提示した方が親切です。

例:確認項目が何個もある時

下記、御手数ですがご確認下さい。

[ご確認事項]
——————————————————————
1.△△△△△△△△△△△△
2.△△△△△△△△△△
3.△△△△△△△△△△△△△△
4.△△△△△△△△△△△△△
——————————————————————

1、2に関しては、前回御打合わせ通りに進めさせて頂きます。
3、4に関しては、貴社でもご確認頂けますと幸いです。

※確認項目に番号を振ると、後述する際、番号で記載すればいいので便利です。

例:日程を調整する時

下記日程でご都合の良いお時間はございますでしょうか。

16(水)12:00〜19:00
17(木)12:00〜19:00
18(金)12:00〜19:00

お忙しい中とは存じますが、ご検討頂けましたら幸いです。
また、上記以外でも○○様のご都合の良い日程を何点か頂けましたら御調整させて頂きます。

※基本的に皆様お忙しいので、一方的な要求は失礼です。先方の日程が合わない場合も想定するのはマナーだと思います。

英数字は半角に統一する

半角と全角が混じっているメールは何だかだらしなく見えます。
(多分金融系とか大手にいた人は違和感を感じると思います…)
言葉尻、半角/全角は統一した方がいいです。
また、使用する漢字も統一しましょう。

例:
制作、製作、開発 ・・・ 制作に統一など
貴社、御社 ・・・ 貴社に統一など

※忙しい相手に、読み易いメールを作成してあげるのも優しさです。

出来る限り具体的に。”こちら”、”あちら”、”そちら”は使わない。

「こちらは・・・になります。」
より、
「お伝えさせて頂いた〇〇は〇〇になります。」
の方が明確です。

出来る限り誤解が無いよう、シンプルに伝わるように、「こちら」「あちら」「そちら」ではなく、具体名を記載した方が良いと思います。

※誤解が生まれやすい単語、曖昧な言い回しは、先方に再度返信メールを作らせる事になります。出来る限り分かり易くシンプルに、やり取りを少なくするのは自分と相手の共同作業です。

30〜50文字程度で改行して読み易い文面に

ダラダラと長文が続くメールは、読み解くのが大変です。
もし、相手が1日に100通以上のメールを見ている忙しい人だとしたら、読んでくれない可能性もあります。

30〜50文字くらいで改行
1ブロックは4〜5行程

を心がけましょう。

※相手が100通/1日のメールを毎日見ている人だと思って、読み易いメールを作るのもマナーかも。

まとめ

投資会社にいた時、上司がメールの書き方に細かい人で、日々日々、居残りでメールの書き方を勉強していました。
当時は「お世話になります。」の意味も分からず、「お世話になってないのになー」と、のほほーんとしていたのを思い出します。
ビジネスメールは以外と誰からも教えてもらえないので、今ではとても感謝してます。

メールはおもてなしです。そして、基本的に皆様忙しいです。

自分がメールを送る相手は、多忙な時間の合間を縫ってわざわざ自分のメールを読んでくれているのだという認識を持ち、丁寧に文章を書くクセを付けた方が、色々上手くいきそうな気がします。

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