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2015.06.22

就活生必見!就職活動中の内定辞退ビジネスマナー(電話・メール・手紙)

きょうへい

こんにちは!
友達がLINEツムツムのハートを送り続けてくれたおかげて、320以上のハートを持て余しています。アドチームのきょうへいです。

今回は就職活動の中で起こりうる内定辞退について書こうと思います。

内定辞退にあたって

就職活動中、複数の内定をもらったという人はその中から自分が就職したい企業を選択しなければいけません。
つまり、本命以外の企業には内定辞退の連絡をする必要があります。

内定をくれた企業に内定辞退の連絡をするのはとても緊張しますし、申し訳なくなったり、怒られるんじゃないかと不安になったりするかもしれません。
ですから、ビジネスマナーをしっかりと把握し、きちんと企業に伝える必要があります。

内定辞退の伝え方

内定辞退の伝え方は訪社、電話、メールの3つになります。
少し前までは自分自身で企業に出向いて直接辞退を伝えるというのが一般的でしたが、今は電話やメールでお断りするのが一般的になってきました。
そのため、訪問してほしいと言われなければ直接訪問する必要はないでしょう。

内定辞退は「早め」に伝える

内定辞退をする際は、なるべく早く伝えるようにしましょう。
内定辞退の連絡が遅くなってしまうと企業が他の応募者に不採用通知を送ってしまい、再度、求人募集をしなくてはいけないという状況になりかねません。

人材の採用には関係する社員の人件費、広告費など多くの費用がかかっているため、内定辞退が遅れてしまうと人材を探すことが困難になります。できるだけ早めに伝えるようにしましょう。

内定辞退の連絡

内定辞退の連絡にあたって、下記の方法があります。

  • 電話
  • メール
  • 手紙

それぞれ例と注意点をご紹介しますので、参考にしてみてください。

電話の場合

電話連絡をする場合、電話する時間にも注意が必要です。
担当者に繋がりやすい時間帯を考えて電話をかけるようにしましょう。14時〜16時頃だと繋がりやすいと思います。

始業時間の前後は仕事が始まったばかりでバタバタしていることと、お昼休みの時間帯は席を外していることが多いので、どちらも避けた方がいいでしょう。

電話での受け答え例
私、○○大学○○学部の×××と申します。人事部の××様(担当者名)お手隙でしょうか?

○○大学の□□です。先日は内定をいただき、ありがとうございました。
色々と検討しまして、大変非常識なことで本当に申し訳ないのですが、今回、御社の内定を辞退させていただきたいと思い、お電話いたしました。大変申し訳ございませんでした。

他社で内定をいただき、そちらにお世話になることに決めさせていただきました。御社でいただいた●●職ではなく、▲▲職で内定をいただきました。悩んだ末、すぐにやりたい企画に携われるということもあり、このような決断となりました。

御社が第一希望でした。ですが、内定後○○社(他社)における職種の説明をうかがったところ、私のやりたかった仕事に一番近いと思ったため、このようなご連絡をさせていただきました。

注意点

  1. まずは氏名と大学名を名乗り、担当者に繋いでもらいましょう。
  2. 担当者に変わったら再度、氏名・大学名を名乗ります。このときに内定をもらったお礼を言いましょう。(※担当者が不在の場合は、戻る時間を確認した上で、連絡したことだけ本人に伝えて、あらためて電話するようにしましょう。)
  3. その後、内定辞退する旨を説明しましょう。
  4. 「辞退理由をお聞かせ願えますか?」と言われたら、丁寧に正直に答えましょう。
  5. 選考過程で内定辞退をする企業を第一希望と言っていた場合、こちらも正直に答えましょう。

メールの場合

企業にもよるので一概には言い切れませんが、

  • 内定辞退をする企業がIT業界の場合
  • メールやWebからエントリーをした場合
  • 採用専門のメールアドレスやメールフォームが用意されている場合

などは、メールで連絡をしても問題ないことが多いと思います。
メールで連絡をする場合、必ず最後に記載する署名を作っておきましょう。

署名のサンプル
□□大学○○学部△△学科4年
小林 享平
〒111-1111
東京都××市××1-2-3
tel:890-1234-5678
mail:kyohei-kobayashi@~
メールでの連絡例
○○株式会社
人事部 ○○ ○○様

お世話になっております。
先日、面接のお時間をいただいた○○です。
内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。

今回内定をいただいたにも関わらず誠に恐縮ですが、入社を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。

貴社以外にも面接を受けており、内定をいただいたことが理由でございます。
貴社にも大変魅力を感じており非常に迷ったのですが、慎重に検討した結果、他社に入社することを決断致しました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、衷心よりお詫び申し上げる次第です。

本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

注意する点

タイトルは簡潔にわかりやすく書きましょう。
「採用内定辞退のお詫び」や「貴社内定辞退のお詫び」などがいいでしょう。
「採用内定辞退のお詫び ○○大学 小林享平」といったようにタイトルに名前を入れるとよりわかりやすくなります。

また、内定を断り迷惑をかけたことについての謝罪や、メール連絡になってしまったことに関しての謝罪をいれておくとよいでしょう。
メールは一方的な文章となってしまうので、丁寧な文章を心がけましょう。

手紙の場合

今回ご紹介する手紙での内定辞退の連絡は、電話連絡をした後に追加で送る手紙の例文になります。
基本的に手紙のみの連絡よりも、一度電話で内定辞退したいという旨を伝え、その後手紙で連絡するのが一般的です。

手紙を書く際は、誤字脱字がないかをしっかり確認しましょう。宛名のミスがないか、封筒の表面・裏面ともに間違いがないかなども確かめましょう。

今回の例文は横書きになっていますが、内定辞退などの目上の人に出す文章には不向きです。便箋は縦書きで、白地のものを選びましょう。

例文
拝啓
【○○の候】(季語)、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、採用内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。

先日お電話にてお話しいたしましたが、このたび身勝手ながら、内定を辞退させていただくことにしました。
内定をいただきましたのに、ご期待に添えないどころか、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。
【○○のため】(内定辞退の理由をわかりやすく簡潔に)内定辞退を決意いたしました。

就職活動中の、○○さん(採用担当者)からの温かい言葉に、力をもらいながら就職活動を頑張ることができました。
今回は、勝手な申し出ではありますがお許しください。

○○さん、御社ますますのご発展をお祈りしてます。

敬具
平成○○年○○月○○日
○○大学○年○○○○

注意点

最初に頭語を入れましょう。(「拝啓」か「謹啓」)ここで改行し、次に挨拶文を書きましょう。
挨拶文では時候の挨拶をいれ、その後まずは内定の御礼を述べましょう。
内定辞退の理由を書き、今までのお礼をいれると良いでしょう。
結語(拝啓の場合は敬具)を忘れずに記載し、日付・大学・名前を記入します。

さいごに

内定辞退は、就活が中盤から後半になると起こりうる事態です。
たくさんの企業から声がかかったとしても入社できるのは1社だけなので、じっくりと考えて決断をする必要があります。

別れを伝えるのは申し訳なく感じたり、後ろめたい気持ちになるとは思いますが、今回紹介させていただいた例文を参考にしていただけると幸いです。

 

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