就活生必見！就職活動中の内定辞退ビジネスマナー（電話・メール・手紙）

投稿日: 2015.06.22

更新日: 2020.04.28

ビジネススキル経営

こんにちは！
友達がLINEツムツムのハートを送り続けてくれたおかげて、320以上のハートを持て余しています。アドチームのきょうへいです。

今回は就職活動の中で起こりうる内定辞退について書こうと思います。

内定辞退にあたって

就職活動中、複数の内定をもらったという人はその中から自分が就職したい企業を選択しなければいけません。
つまり、本命以外の企業には内定辞退の連絡をする必要があります。

内定をくれた企業に内定辞退の連絡をするのはとても緊張しますし、申し訳なくなったり、怒られるんじゃないかと不安になったりするかもしれません。
ですから、ビジネスマナーをしっかりと把握し、きちんと企業に伝える必要があります。

内定辞退の伝え方は訪社、電話、メールの3つになります。
少し前までは自分自身で企業に出向いて直接辞退を伝えるというのが一般的でしたが、今は電話やメールでお断りするのが一般的になってきました。
そのため、訪問してほしいと言われなければ直接訪問する必要はないでしょう。

内定辞退をする際は、なるべく早く伝えるようにしましょう。
内定辞退の連絡が遅くなってしまうと企業が他の応募者に不採用通知を送ってしまい、再度、求人募集をしなくてはいけないという状況になりかねません。

人材の採用には関係する社員の人件費、広告費など多くの費用がかかっているため、内定辞退が遅れてしまうと人材を探すことが困難になります。できるだけ早めに伝えるようにしましょう。

内定辞退の連絡にあたって、下記の方法があります。

それぞれ例と注意点をご紹介しますので、参考にしてみてください。

電話連絡をする場合、電話する時間にも注意が必要です。
担当者に繋がりやすい時間帯を考えて電話をかけるようにしましょう。14時〜16時頃だと繋がりやすいと思います。

始業時間の前後は仕事が始まったばかりでバタバタしていることと、お昼休みの時間帯は席を外していることが多いので、どちらも避けた方がいいでしょう。

電話での受け答え例

私、○○大学○○学部の×××と申します。人事部の××様（担当者名）お手隙でしょうか？

○○大学の□□です。先日は内定をいただき、ありがとうございました。
色々と検討しまして、大変非常識なことで本当に申し訳ないのですが、今回、御社の内定を辞退させていただきたいと思い、お電話いたしました。大変申し訳ございませんでした。

他社で内定をいただき、そちらにお世話になることに決めさせていただきました。御社でいただいた●●職ではなく、▲▲職で内定をいただきました。悩んだ末、すぐにやりたい企画に携われるということもあり、このような決断となりました。

御社が第一希望でした。ですが、内定後○○社（他社）における職種の説明をうかがったところ、私のやりたかった仕事に一番近いと思ったため、このようなご連絡をさせていただきました。

まずは氏名と大学名を名乗り、担当者に繋いでもらいましょう。
担当者に変わったら再度、氏名・大学名を名乗ります。このときに内定をもらったお礼を言いましょう。（※担当者が不在の場合は、戻る時間を確認した上で、連絡したことだけ本人に伝えて、あらためて電話するようにしましょう。）
その後、内定辞退する旨を説明しましょう。
「辞退理由をお聞かせ願えますか？」と言われたら、丁寧に正直に答えましょう。
選考過程で内定辞退をする企業を第一希望と言っていた場合、こちらも正直に答えましょう。