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2014.08.06
#3
総復習!社会人ビジネスマナー講座

ビジネスメールのマナー・書き方13選【基本編】

LIGブログ編集部

To・CC・BCCの違いを意識する

ボールペンで紙にToと書く写真

To・CC・BCCを上手に使い分けることも、大事なビジネスマナーです。三者の違いは、一般的に以下のとおりとされます。

  • To:必ず知らせなければならないメンバー
  • CC:参考までに知らせたいメンバー
  • BCC:参考までに知らせたいが、その人に対して同じメールを送ったことを、宛先やCCの人には知られたくないというメンバー

よくあるのが、「この人にも一応知らせておいた方がいいか」と、何でもCCに入れてしまうことです。役職が上の人ほどそういうメールが増えてしまい、迷惑になってしまうこともあります。内容自体の共有が不要な人については、CCに入れないようにしましょう。

また、互いに面識のない複数の人にメールを送る場合は、ToやCCではなく、BCCに入れるようにしましょう。



返信・転送のルールを知る

メールが何件か溜まっている画像

メールならではの作法といえるのが、返信と転送です。どちらも表記上のルールが決まっており、かつ、書き方次第では非常に読みづらくなってしまうので注意が必要です。

返信について

返信時の件名は、ただ「Re:」を重ねるだけでなく、できるだけ書き直した方が好ましいです。ただし、どのメールに対しての返信かをわかりやすくするためにも相手が書いた件名は削除せず、自分の件名を「Re:」の前に書き加えるようにしましょう。

返信が続いて「Re:」が多くなりすぎると読みにくくなるので、Re:」は一つだけにしておくとなお良いでしょう。

  • ○ 13日承知しました Re:打ち合わせ日程の件につきまして
  • × Re:Re:Re:Re:Re:打ち合わせ日程の件につきまして

引用を利用する

元のメールの一部分をそのままコピーし、返信の際に貼り付けて利用するのが「引用」です。「<」「<<」など、引用していることがわかる記号を必ず用いるようにしましょう。

相手の文章を適切に利用することで、元のメールにどのような内容が書かれていたかを都度参照しなくてすむうえ、相手の文章のポイントごとに返事を書くのにも適しています。

ただし、すべてを引用してしまうと、全体が無駄に長くなり、読みにくいメールになってしまうので、必要な箇所のみを引用して返信するようにしましょう。

返信はなるべく早くおこなう

メールをもらったら、できるだけ早く返信をしましょう。 すぐに返信できない場合は、連絡してくれたことへの感謝と「後ほど改めて返信します」という旨の一文を添え、まずは取り急ぎの御礼として返信をするのが一般的です。

特に問い合わせやクレーム気味の内容であれば、上司が不在などで詳しい回答ができない場合であっても「詳細が分かり次第、再度連絡いたします。」など、メールを確認している旨だけでも先に知らせておくのがよいでしょう。

転送について

受信したメールを第三者に転送する場合、件名に「Fw:」というマークがつきます。これで転送であることがわかるので、特に理由がないかぎりは「Fw:」マークをつけたまま送信するようにしましょう。(転送する文の内容を勝手に変更するのはNGです。)

また、転送をするときは送信者のアドレスや氏名が表示されています。転送先にその情報を伝えては問題がある場合、個人情報保護の意味も含め削除することを忘れないようにしましょう。

メールでやってはいけない表現・行為について

バツ印の画像

メールは手紙や文書などと違って歴史がまだ浅く、「これが正式」というような書式が定着しているわけではありません。そのため、読む人によって失礼かそうでないかのラインが、かなり分かれてしまいます。

だからこそ、ビジネスマナーの基本に立ち返り「読む相手のことを考えたメール」になっているかどうかを意識するようにしましょう。以下の3点は、平気に思う人もいる反面、不快に思う人がいるからこそ避けたいものになります。

顔文字、(笑)や(爆)などの記号使用

会社によっては全く問題ないというところもありますが、やはりビジネスマナーとしては正しくありません。社外はもちろん、社内であっても使用は控えたほうがいいでしょう。
ただ、コミュニケーションを円滑にするためにあえて使用している、という場合もあると思います。そのあたりについては、周囲がそのように認識しているかどうか(それを不快に感じている人がいないかどうか)を必ず意識するようにしてください。

命令や督促などでの上から目線の言葉遣い

メールは言い回し次第で、失礼な印象やキツい印象を与えてしまいがちです。とくに何かをお願いするようなときは注意が必要です。以下のような表現は避けるようにしましょう。

  • 要回答
  • 締切厳守
  • 大至急
  • 指示命令形全般(~してください)

また、以下のようなクッション言葉などを用件の前に挟んでおくと、印象が丁寧になるので効果的です。

  • 大変恐縮ですが
  • お手数ですが
  • お時間のあるときに

報連相の全てをメールでおこなう

業界や上司のタイプによっては、口頭よりメールを好む傾向もありますが、全てメールで済ませてしまうのはやはり問題があります。休暇取得のお願いやクレーム報告、そしてお昼ご飯のお誘いまで、口頭でおこなうべきものは口頭にしましょう。




まとめ

新着メールが溜まっているパソコン画面の写真

いかがでしたでしょうか。

原則として、話したほうが早いようなことは、やはりメールよりも直接話をするべきです。

どれだけ文章が上手い人でも、メールで感情や背景その他全てを伝えられるものではありません。何よりも、相手に「読んで、返信する手間」を与えてしまうことを忘れてはいけません。

もちろんメールは情報の伝達手段として大変優れています。適切な利用ができれば、メールでの仕事の効率も大幅にアップするはずです。そのためにも、メールのビジネスマナーをおさえることは重要となります。

それでは、最後までお付き合いいただきありがとうございました。お互いビジネスマナーの基本を忘れず頑張りましょう。

 

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