私が輝く、夏がはじまる。
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週40時間労働を意識する〜残業に厳しい世の中だから〜

さささん

Web事業部マネージャーのさささん(さっさん)です。

LIGではありがたいことに毎日お客様からたくさんのお問い合わせをいただいております。私たちが毎日Web制作を続けられるのも、読者のみなさんやご相談してくれるお客様のおかげです。本当にありがとうございます。

しかし、お問い合わせのメールやお電話の折り返し、お仕事のご連絡が遅くなってしまうこともあります。我々もスピーディーな対応を心がけておりますが、まだまだ至らぬ点がございます。申し訳ありません。

現場のアカウントプランナーやWebディレクターに連絡が遅くなった理由を聞くと、次のような回答をもらいます。

  • 「優先度が高いものから順番に対応しています」
  • 「リリース間近(もしくはリリース後対応)で忙しくて手がまわりません」

このような回答をもらった際は、メンバーに対していつまでに回答できるかを確認し、その旨をお客様にお伝えするように指導しています。

LIGでは社員の労働時間が基本1日8時間です。この8時間のなかで、お問い合わせ対応する時間を設けておかなければいけません。

1週間5営業日で考えると、一人に与えられた時間は週40時間しかありません。その40時間をどう使うかを計画しなければいけません。前提として、残業ありきでスケジュールを組まないことが極めて重要であります。

週40時間労働を意識する

適切な計画を立てるために、まずは1週間のうちどんなことにどれだけの時間を確保しているか考えてみます。

1制作案件あたり確保する時間(例)

進行指示・作業 毎日90分(週450分)
社内進捗確認・会議 毎日30分(週150分)
お客様との定例会議 週120分 ※移動時間込み
合計 週720分(週12時間)

表をご覧のとおり、1制作案件あたり週12時間です。

たとえば、制作案件を3件持っていたとすると、案件だけで確保すべき時間は単純計算で 週12時間 × 3案件 = 週36時間 です。

制作案件以外で確保する時間(例)

社内ディレクターミーティング 週60分
社内チームミーティング 週60分
合計 週120分(週2時間)

それに加え、制作案件以外で確保する時間が週2時間なので、合計すると1週間40時間のうち38時間の確保が必要です。

お問い合わせに対応する時間

1週間で使える時間は残り2時間となりました。この2時間を使い、お問い合わせ対応や既存顧客とのやりとりをしなければいけません。

これらをカレンダーで可視化すると、下の画像のようなイメージになります。

意外と使える時間が少ないことに気づいてしまいます。時間に余裕がないという話も理解できます。

このままの状況だと、やはりお問い合わせ対応や既存顧客とのやりとりに割ける時間が不足しているので、なんらかの方法で解決しなければいけません。

時間短縮をする

たとえば、次のような時間短縮をおこなってみます。

  1. 社内進捗確認・会議の時間を30分→15分に短縮
  2. お客様との定例会議をビデオ会議でおこない移動時間を削減し120分→60分に短縮

時間短縮した場合の、1制作案件あたり確保する時間

進行指示・作業 毎日90分(週450分)
社内進捗確認・会議 毎日30分(週150分)  → 毎日15分(週75分)
お客様との定例会議 週120分 ※移動時間込み → 週60分 ※移動時間なし
合計 週720分(週12時間)  → 週585分(週9.75時間)

時間短縮前:週12時間 × 3案件 = 週36時間
時間短縮後:週9.75時間 × 3案件 = 週29.25時間

1週間あたり6.75時間増やすことができます。これで1日あたり1時間強の時間を増やすことができるので、お問い合わせ対応や既存顧客とやりとりする時間に当てられると思います。

ただし、社内進捗確認・会議を半分の時間にしてしまったので、どうやって毎日15分で実施できるようにするか、別途やり方を検討しなければいけません。

 

一番大事なことは我々メンバーの意識が変わることです。ただ、意識していても実行できないこともあるので、思考力やアイデアで解決してみてはいかがでしょうか。

 

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