ギルド開発
ギルド開発
2018.11.20
LIG PR

メンバーの発信力を高めてチームの力に!情報共有ツール「Kibela」がもたらした組織の成長とは?

岩(ガン)

碇ゲンドウポーズを取る岩

こんにちは。嫌いなことは非効率なこと、メディアディレクターの岩です。

LIGに入社して1年が経ちました。

初めてのクリエイティブ業界で最初は戸惑いがあったものの、ようやく仕事にも慣れてきてコンテンツを作ることが楽しく感じる毎日です。

碇ゲンドウポーズを取る岩(アップ)

 

しかし!

 

ひとつだけ納得のいかないことがあるんです。先日の定例会議で思わず発言してしまいました。

 

 

〜3カ月前の定例会議にて〜

 

 

新人のころもに質問するよすけ

新人のころもさん、仕事には慣れてきた?
仕事には慣れてきたんですけど、まだまだ覚えなきゃいけないことがたくさんあって……。
そうだよね。そしたら、ころもさんに教える時間を取ろう!

挙手して意見を発する岩

はい!
どうした、岩?

机に手をついて会議中に発言する岩

口頭でOJTすることも大切だと思うんですが、そのナレッジやスキルって文書化されていることが重要だと思うんです。僕も入社したばかりの頃は、誰に聞けばいいのかもわからないので、「これどうやるんでしたっけ?」「◯◯さんに聞いて」というのが日常茶飯事でした。

それに今の状況って、そのデキる社員が辞めたら、社内にスキルやナレッジが残らないんですよ。だから、また一から積み上げていかなければいけないんです。

そう! 今までできたことが、できなくなってしまうんです……。

会議中に発言する岩(正面)

 

「これってリスク高すぎませんか?」

 

お、おう……確かに。岩の言うとおりだね。何か良い方法ないかね。
「Kibela」を導入してみるのはどうでしょうか?

メンバー全員が岩を見て訝しげな表情をしている

 

Kibela……?

 

社内のナレッジを文書化する「Kibela」

Kibelaのキャプチャ画像

「Kibela」とは
個人の発信を組織の力にする情報共有ツール。メンバー一人ひとりが「Kibela」にナレッジや日々の気づきを投稿することにより、個人が持っていたナレッジをチームのメンバーにシェアすることができる。

と、会議で思わず発言しちゃったんです。

実は僕の前職でも、ナレッジが属人化していたという同じ課題がありました。そんな時に、導入してみてうまくいったのが「Kibela」というツールです。「Kibela」を導入してからは、結果的にOJTで使っていた膨大な時間が削減されました。そしてクリエイティブな施策にリソースを割けるようになり、前職の会社はうまくいっているとか……。

ということで、会議の発言をきっかけに僕が率先して「Kibela」をみんなに使ってもらえるよう促していったんです。

 

 

「Kibela」について詳しくはこちら

 

なぜ、「Kibela」を導入したのか?

そもそも、なぜ僕が「Kibela」をチームに導入したかったのか。OJTのコストを下げるためだけではなく、「Kibela」を導入することにより、大きく3つのことが達成できると思ったからです。

社員の持っているナレッジを蓄積できる

先輩社員がお勧めする本を読書する岩

チームには編集経験が豊富だったり制作会社でのディレクター経験、企画力に強い社員など優秀な人材が揃っています。

定期的に勉強会を開いたり、OJTで新入社員に教えたり、先輩社員のおすすめ書籍を購入したりして、全メンバーにそのナレッジを共有するように心がけてはいるものの、文書化して誰でもいつでも見れるような状態にはなっていませんでした。

「Kibela」にナレッジを共有してもらうことにより、仮にその社員が辞めたとしても、会社の財産としてナレッジが蓄積される体制を作りたかったんです。

社員の個性や得意分野を明確にできる

女性社員にカメラを教える男性社員

それじゃあ「Kibela」ってナレッジを持っている経験豊富な社員が投稿して、それを他の社員が見て勉強するものなの? いえいえ、そんなことはありません。

どんな社員にも必ず強みや得意分野がありますよね。それらを「Kibela」上で発信することにより個人の得意分野を明確にしたかったんです。

「Kibela」は個人の何気ない気づきやブログのようなものも投稿できます。メンバーが投稿した記事を読んで、「あれ、◯◯さんって意外とグルメに詳しかったんだね」「◯◯さんってそんなこと考えてたんだ。勉強になるなぁ」と思ってもらえれば、この仕事だったら◯◯さんに任せよう! となります。メンバーに対してのリスペクトがより深まることが狙いでした。

業務のルールをマニュアル化できる

ころもに業務を教えている岩

会議で僕が発言したとおり、入社した当初はいろんな社員に聞きまくって業務を覚えました。

それだと教える側も教わる側も非効率。業務マニュアルも全て「Kibela」でまとめてしまい、「Kibela」で検索すれば誰にも聞かなくてもわかる状態が望ましいです。

「Kibela」の便利な機能

それでは次に、具体的に「Kibela」がどんなサービスなのか解説していきます。

用途によって公開範囲と編集権限を分けられる

Kibelaの公開範囲と編集権限機能について

まずはじめに「Kibela」の特徴のひとつであるGroupと編集権限について説明します。

これが「Kibela」の投稿先を選択する画面。赤い枠で囲っているところで公開先のGroupと編集権限を選べるようになっています。

社内マニュアルのような組織全体に関わる内容を書く場合は編集権限をチーム全員に。日報や自分なりのノウハウなど他のメンバーが編集する必要のない記事は編集権限を自分のみに設定します。

 

マークダウン記法とブログのようなUI

Kibelaのマークダウン機能について

Google ドキュメントでマニュアル整備をしようとしていたメンバーからは、「Kibela」の方が「ブログのようなUIで見やすいし、マークダウン記法で整理しやすい!」と好評でした。

 

マークダウン記法
文書を記述するための軽量マークアップ言語のひとつ。特徴は手軽に文章構造を明示できること。HTMLに変換するソフトウェアもある。

「Kibela」をどう運用したか

せっかくツールを導入しても使いこなせないと意味がありません。どのように「Kibela」を使っていったのか説明していきます。

マニュアル整備は全員に編集権限を持たせて常に最新情報を

編集・広報マニュアルのキャプチャ

マニュアルを作っても、情報が古くて更新されていない……みたいなことはよくあることですが、誰でも編集できるから情報が古いことに気づいた人が更新するという習慣づけをしました。

日報やアイデア、気づいたことは編集権限を自分のみにして共有

読書レビューのキャプチャ

メンバーが日々感じていることは編集権限を自分のみにして、自由に投稿するように運用しています。

編集権限を自分のみにして投稿する内容
・日報
・企画のアイデア
・最近見た映画や本のレビュー
・最近あったGOODなこと
・コンテンツのフィードバック

「自分の書いた記事に対してSNS上でこんな感想があって学びがあった」とか「最近見た本や映画をレビューした」など。そういった共有をKibela上でも行い、メンバーがGOODだと思ったことを「Kibela」に蓄積していっています。

TwitterやFacebookのように気軽に投稿できることで、社内のコミュニケーションを円滑にして活発な意見交換ができるように心がけています。

コンテンツを制作している私たちにとっては、日々の何気ない気づきやアイデアをアウトプットしていくことが重要なんです。

「Kibela」によって変わったこと

最後に、「Kibela」を3カ月間導入してみて、組織にもたらした変化をご紹介します。

メンバーの得意分野が分かった

メンバーのプロフィールページのキャプチャ
書いた記事は個人のプロフィールページで一覧表示されるようになっているため、投稿する記事の内容からメンバーの得意分野がわかるようになったのです。

例えば、上記のキャプチャは広報室所属のマコくんのプロフィールページですが、ご覧のとおり業務マニュアルを積極的に書いてくれています。プロフィールページを見れば、その社員がどの領域でチームに貢献してくれそうなのかがわかります。

メンバーの得意分野を見極めることは容易でないので、「Kibela」を通して隠れた才能を発掘できるのは嬉しいですよね。

検索すれば業務の悩みが解決するようになった

ころもがKibelaにあるドキュメントを見て業務の悩みを解決する場面

例えば新しく入った方が、LIGブログに上がっている記事で画像表示が崩れていることに気づいたとします。今までは、直し方がわかる人に依頼するというフローを踏んでいましたが、それでは修正されるまでに時間がかかってしまいます。

マコが書いた業務マニュアルのキャプチャ

そんなときでも、「Kibela」で「画像 表示崩れ」と検索すれば、わかる人を探して聞かなくても自分ですぐに修正することができるというわけです。

今までわからないことがあったら、わかる人を探して聞くという文化でしたが、今はとりあえず「Kibela」で検索をして、それでもわからなかったら誰かに質問をするようになりました。

そして、誰かに聞いた内容は記事にしてKibelaに投稿するようにしています。そうやって、コツコツ記事を追加していけば、自ずと業務の属人性を排除していけるのです。

新しいメンバーへの情報共有のスピードが速くなった

岩が後輩社員に業務を教えている

「Kibela」上に全ての業務マニュアルが落とし込まれているので、新入社員が入ってくる度に先輩社員が口頭で教えていくということが少なくなりました。

これにより、新入社員が業務を習得するスピードが速まり、先輩社員は通常業務に集中することができます。

他にも、記事を外部共有して社外のフリーランスの方に共有できるので、LIGのルールを簡単に人に伝えることができます。

企画の生産性が向上した

男性社員が書いた企画アイデアのキャプチャ

私たちは企画を作ることも仕事のひとつです。

ふと思いついたアイデアを誰にも共有せずに、自分の頭に入れっぱなしにするのはもったいない。フラッシュアイデアでも、「Kibela」にアウトプットすることで他のメンバーからコメントでフィードバックをもらい、企画がブラッシュアップされていきます。

また、アイデアを「Kibela」上にアップすることで、他のアイデアと組み合わせて良い企画が生まれる可能性がありますし、ブレスト中に「そういえば、◯◯さんが「Kibela」に投稿してたアイデアはこの案件に生かせるんじゃない?」となることもあります。

こうやって、コンテンツの生産性向上にも役立っています。

日々の業務や成果をいつでも振り返ることができる

日報のキャプチャ

今までチャットへ投稿していた日報も、「Kibela」に投稿することにより日々の業務を振り返ることができるメリットが……。

チャットだと、投稿が重なるにつれて、古いものが流れてしまいますが、「Kibela」は日付ごとにアーカイブされていくので、月末に日々の仕事を振り返ることができます。その結果、上司は部下の働きぶりを確認するときに日報を見やすくなりました。

Kibelaに投稿した過去記事の分析

さらにLIGでは次の記事制作に生かすため、公開された記事の「良かったこと」「悪かったこと」を分析し、「Kibela」に投稿するようにしました。

記事を公開したら終わりではなく、分析結果をチームに共有することで、より質の高いコンテンツを制作するためのナレッジを蓄積していきます。

まとめ

メディア事業部の集合写真

「業務が忙しいのに、『Kibela』に投稿するのはちょっと……」そう思う方も多いでしょう。

しかし、ナレッジを文書化することは会社が成長する上で必要不可欠なことです。

メンバーが投稿した記事に対して、積極的にいいね!やコメントをしたり、社員の意識改革を少しずつ行ったり、長期的な視点で取り組んでいきましょう。

組織の責任者が自ら実践する姿勢や、記事を投稿しやすい環境を整えていくことが必要です。

誰でもできる業務を最適化し、個人にしかできないクリエイティブ領域にリソースを注力すれば組織のパフォーマンスはさらに向上します。

「Kibela」は5人まで無料です!

Kibelaの料金形態

「Kibela」は5人分のアカウントまで無料なので、少人数のチーム単位で試験的に導入してみて、良さそうだったら部署・会社全体で使ってみるのもアリです。Kibelaにアクセスしていないユーザーがいれば利用料を値引きするKibelaポイント制度もあります。

まだ立ち上がったばかりの、5人以下のスタートアップにもおすすめですね。

みなさんもぜひ、「Kibela」を導入してみてはいかがでしょうか?

 

Kibelaを無料で使ってみる!