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2018.07.17

合コンやデートにも活かせる!会食セッティングのポイント

らら

こんにちは、経営企画室で役員秘書を担当しているららです。

秘書業務のひとつとして、弊社役員陣が関わる会食のセッティングを対応することがあります。

「今晩、○○会社の××さんと会食の予定だから、お店とっといて!」と上司に依頼されて、さっと対応できたらスマートですよね。会食後に「あの店良かったよ、ありがとう」と言ってもらえたら嬉しいし、上司からの評価や信頼もあがりそう……!

この会食セッティング、苦手に思われる方もいるかもしれませんが、ちょっとした心配りのポイントを押さえれば難しい作業ではありません。

しかもこのポイント、ビジネスだけでなく、普段みなさんが大切な方とのお食事場所を予約する際にも活かせます! 同じお食事の時間でも、よりこちら側の心遣いが伝わり、いっそうお食事を楽しめるのであれば、知っていて損はありませんね。

 

誰がお食事に行きますか?

まずはどんな人が会食に参加するのか確認しましょう。お店を選ぶ際に考慮すべきポイントがぎっしり詰まっています。確認する情報は大きくふたつで、相手の「パーソナル情報」と「食に対する好み」です(「食に対する好み」も「パーソナル情報」のひとつですが、ここではあえてわけて考えます)。

パーソナル情報
・性別
・年齢
・職業
・趣味
・出身地       など
食に対する好み
・好きな料理ジャンル
・好き/苦手な食品
・アレルギーの有無
・お酒の好み     など

その方の「食に対する好み」の情報から、料理のジャンルやお店の雰囲気を絞りましょう。食に対する選り好みがない、なんでもいいという場合には、パーソナル情報を参考にするのも一つの手です。その方の出身地に関するメニューや、先方が最近ハマっているという韓国ドラマにちなんで韓国料理にする、といった提案もできるかと思います。

なんのための会食ですか?

その会食がおこなわれる理由はなんでしょうか?

案件の相談、プロジェクトを完遂した関係者での慰労会、新事業着手の決起会など、内容はさまざまかと思います。

その理由によって、わいわいと盛り上がることができるお店や、大人数で入れるお店、少人数でじっくり話せる静かな個室がいいなど、お店選びは変わってくるでしょう。

またこれは個人的に気をつけていることですが、会食調整依頼者からあえて指定がない限り、できるだけ「お鍋」や「焼肉」などのメニューは避けるようにしています。

初めてお会いしまだ慣れない者同士や、大切なビジネスの話をする場面で、
・席で誰かが作らなければならないもの
・みんなでお箸をつついて食べるもの
は、参加者がさまざまなことに気を遣わなければならず、お話に集中できない可能性があるためです。

もちろん、お鍋や焼肉などのメニューでも、お店ですべて調理やサーブをしてくれるのであればOK! 一番は、各自の目の前にお皿を運んできてくれるコース料理が安心ですね。

場所はどこがベストですか?

参加者の会社や自宅へのアクセスを考えて設定しましょう。

移動時間が短い、電車の乗り換えなしに1本で行ける、駅からのアクセスがいいなどが考慮されていると、気遣いを感じられますね。

何時スタートにしますか?

参加者の就業時間と移動時間、そしてお店の営業時間を考慮し設定しましょう。ランクの高いお店のなかには、21時台閉店のところもちらほらあるので要注意です。

予算はいくらですか?

たとえば、料理のみで1人8,000円と、料理と飲み物も込みで1人8,000円とでは内容が異なってきます。参加者や目的によって費用感は異なるため、予算は確認するようにしましょう。

どのように支払いますか?

たいていのお店は、現金とクレジットカード払いが可能だと思いますが、お店によっては現金のみであったり、会社へ請求書を送ってくれるところもあります。またクレジットカードの場合、支払者のカードの種類の取り扱いがあるかも確認しておきましょう。

また、ゴタゴタしがちなのが「誰が支払うか」という実際の支払時。支払者が相手に金額を知られたくない場合もあるかと思いますので、お店で店員さんに直接か、事前に電話で誰が支払うか、領収書は必要か、領収書の宛名や但し書きはどうするか、などを共有しておくとスムーズです。

連絡はしましたか?

さて、今までの情報でばっちり会食場所の予約をすることができました! あとは参加者への連絡です。

私の場合は、下記情報について共有するようにしています。

日時 :2018年1月1日(月)19:00〜
店名 :サンプル
URL :http://お店のサンプルのURL
場所 :〒000-0000 ○○都△△区□□0-0-0 (地図URL)
予約名:たじま らら
お席 :個室3名
コース:季節のコース

上記にプラスし、相手に応じて当日の緊急連絡先も記載されていると親切ですね。

また前日や当日にリマインドしてあげると、さらに◎です。

会食をセッティングするにあたって一番大切なこと

いろいろと細かいことを書きましたが、最後に一番大切なことをお伝えします。

ビジネスでもデートでも、会食をセッティングするうえで変わらない目的は「相手に喜んでもらう」ということです。

もちろん「ビジネスのお話をうまく進める」「相手を口説く」「家族の仲を深める」といった目的もあるかと思いますが、それらも相手が喜んでくれたうえで成り立つこと。

よって、相手や状況によって方法や正解はさまざまです。「絶対個室でないといけない」や「絶対こうしなければならない」ということはありません。私が紹介した内容は、方法の一例に過ぎません。

相手のことを考え、相手にあった会食のセッティングをしましょう。みなさんの会食セッティングがうまくいくことを願っています。

それでは!