2018秋の無料相談会
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2018.06.20
LIG PR

収支の「見える化」で生産性が1.7倍に! 案件管理システム「Reforma PSA」は何がすごいのか

小林 香織

ライター小林さん

こんにちは! フリーライターの小林香織です。

突然ですが、会社内の「お金回りの管理」ってどうしてますか? とくに創業間もないベンチャー企業など小規模で運営していると、ついついお金回りの管理が疎かになっていたりしませんか?

ベンチャー企業にありがちな問題
  • 管理用のエクセルやスプレッドシートが複数あり、二重入力が発生
  • 誰がどの案件にどれだけ稼働しているか感覚値で管理している
  • 粗利率や原価が上下しても要因分析が感覚的になっている
  • 直近の数字しか管理できず、売上予測が大きくブレる

今、うんうんとうなずいた方にこそ、ぜひ知っていただきたい案件管理サービスが株式会社オロが提供する「Reforma PSA」。これは広告やWeb制作などのクリエイティブ業界に特化した案件管理システムで、「販売」「購買」「勤怠」「経費」が一元管理できる優れものだそう。

今回は、Reforma PSAを導入したことで生産性がおよそ1.7倍もUPしたという、株式会社クロスシーの代表取締役社長・渡辺 大介さんに導入の経緯や実際の使用感、効果について伺いました。

ico 渡辺 大介さん株式会社クロスシー 代表取締役社長。システム会社にてERPシステム営業に従事した後、2014年より現職。また日系企業向けソリューション提供で資本業務提携関係にある飛拓信息技術(北京)有限公司(Fractalist China)の日本事業部長を兼任。

特定の人しかわからないエクセル管理では、すでに限界が見えていた

クロスシー渡辺さん

——御社は日本企業をクライアントに持ち、中国市場でプロモーション事業を展開されているそうですね。なぜReforma PSAを導入しようと思われたのでしょうか?

弊社は数名で立ち上げたベンチャー企業ですので、立ち上げ当初はまったく体制が整っていない状態で、私を含めた上層部の3名がエクセルを使って、細かい収支を管理していたんです。初期の頃はなんとかエクセル上で管理できていたものの、事業が成長し社員数も案件数も増加するなかで「管理フローを確立しなければ、そのうち手に負えなくなるだろう」という限界が見えていました。

このような状況から案件管理システムの必要に迫られ、弊社にマッチするサービスを探し始めました。

——具体的にエクセルで何を管理されていましたか?

見込み客から受注客までの一連の収支です。具体的にいうと原価、予測の粗利、売上など。ただリアルタイムで管理できているわけではなく、私や現場のリーダーが手計算で判断して進めてしまい、エクセルの入力が追いついていなかったので、どうしても最終段階でズレが生じてしまうという課題もありました。

——「管理まで手が回らない」というのは立ち上げ初期に共通する課題ですよね。

少人数のうちは回せていたんですが、規模が広がると特定の人しかわからない管理状態では、確認待ちのタイムロスが度々発生してしまいますし、受注できる案件数も限られてきます。一刻も早く負担のない管理フローを確立し、精度の高い粗利を算出できるツールを導入する必要がありました。

「クリエイティブ業界のニーズを満たす」それが導入の決め手

ライター小林さん

——何をキッカケにReforma PSAを知りましたか?

ネットリサーチで案件管理システムを探していて、Reforma PSAを見つけました。同システムはクリエイティブ業界に特化しているとのことで、お話を伺ってみたんです。

——Reforma PSAを導入された決め手を教えてください。

いくつかの他社システムとも比較したのですが、クリエイティブ業界特有の課題にもっともマッチしていたのがReforma PSAでした。というのも我々のようにプロモーション事業が中心ですと、プロジェクトの途中で案件ごとの予算や売上が変わってしまうのが日常茶飯事なんです。

数ヶ月間に及ぶ長期案件も多いことから、原価の支払いを起こすタイミングと売上を回収するタイミングがバラバラだったり、中国市場特有の先払い取引の影響があったりで、どうしても収支管理が煩雑になりがちなんですよね。

それらを案件ごとに紐づけて、誰が見てもわかるように一括管理できるのは、Reforma PSAだけでした。

——まさに、御社が求めていた課題を解決できる管理システムだったんですね。

機能性が充実していたことに加えて、担当者の方が優秀だったことも良かったですね。スムーズなやり取りで、安心して導入することができました。

システムに合わせて業務フローを改善。いつ誰が見ても収支が一目瞭然に

Reforma PSAのアラート画面
▲Reforma PSAは処理漏れのタスクがあるとアラートで知らせてくれる

——実際に導入されてみて、操作性はいかがでしたか?

私や現場リーダーなど業界に慣れ親しんでいる者からすると、最初からなんのストレスもなく使えました。ただ、業界の知識が浅い若手社員たちは、習得するまでにやや苦戦していましたが。

Reforma PSAの導入にあたり、システムに合わせる形で管理フローを改善したため、フローとともに一つ一つの専門用語や操作方法も一緒に覚えてもらいました。彼らにとってはクリエイティブ業界のお金の流れを学ぶ、非常に良い教育の機会になったと思います。

——マニュアルなどは付属されていたのでしょうか?

はい、Reforma PSA専用のマニュアルがあり、必要に応じて株式会社オロの担当者の方がサポートもしてくれました。チャットで質問するとスピーディーに返事が返ってくるので、やり取りのストレスはないですね。

Reforma PSAのチャット画面
▲画像左下に表示されているのが、実際にやり取りしているチャット画面

——Reforma PSAの導入によって、どのような管理体制に変わったのですか?

これまで上層部の社員のみが担っていた収支管理を、各案件を担当する営業社員が管理するようになり、営業が入力した数字を上層部が承認するというフローに変わりました。これによって上層部の業務は承認作業のみに集約されたため、やるべき仕事に集中できるようになり、特定の人しかわからなかった収支の見える化も叶いました。

——先々までの収支が明確になったことで、得られたメリットはありますか?

当初の目的の一つであった正確な粗利の算出ができるようになり、支払い漏れなどのミスも激減しました。また、営業側と管理側のコミュニケーションもかなりスムーズになりました。もし仮に数字のズレがあったとしても、管理側で「誰が何の入力を終えていないからズレている」という原因を特定できるので、すぐに確認ができるといった具合に。

数字に対する意識改革の結果、昨対比で生産性が劇的にUP!

クロスシー渡辺さん

——収支管理を徹底することで、社員のみなさんの数字に対する意識は変わりましたか?

だいぶ変わりましたね。これまでは上層部のみが把握していて不明瞭だった数字を各担当社員が把握できるようになり、責任感が芽生えたと思います。

——Reforma PSAの導入によって労働生産性の変化はあったのでしょうか?

昨年の9月に導入してから半年が経過した時点で、労働生産性は昨対比1.7倍ほどに向上しました。一人ひとりが数字の管理を徹底し効率を重視した結果、社員数は変わらずに、これまでより多い案件数を持てるようになりました。

——大幅な変化ですね!

業務にシステムを合わせるのではなく、システムに沿う形で業務フローを固めていったので、まったくストレスなく、満足の結果を出すことができました。

——Reforma PSAは企業の成長に合わせて必要な機能だけ利用できるからコスパが良いですよね。現状は「販売」「購買」のシステムのみをご利用とのことですが、Reforma PSAの「勤怠」や「経費」管理も使いたいと思われますか?

一部の社員は勤怠と経費のシステムも使っているんですが、今後はすべての部署でフル展開できればと考えています。

——すべてのシステムの統一化が図れれば、さらに事業拡大がスピーディーに進みそうですね。

事業の成長に欠かせない案件管理システム「Reforma PSA」

Reforma PSAキャプチャ画面

Reforma PSAの最大の利点は、クリエイティブ業界が抱える案件管理の課題をスムーズに解決に導いてくれること。

株式会社クロスシーさんの事例からわかるとおり、システムを整え収支の見える化を叶えることが生産性の向上に直結するといえます。売上を伸ばすことばかりに集中しがちですが、管理体制の強化も同じぐらい重要課題と捉えるべきでしょう。

これまで上層部の社員のみが管理していた数字を営業社員が入力することにより、全体の業績に対する意識が向上したというお話が印象的でした。

 

Reforma PSAはこういう会社におすすめ!
  • 広告やWeb制作などのクリエイティブ業界の会社
  • バックオフィスの体制が整っていないベンチャー企業
  • 管理ツール導入にかかる費用を安く抑えたい
  • エクセルやスプレッドシートで管理をしているが、煩雑になっている
  • 業績を上層部のみが把握しており、メンバーの数値に対する意識が低い

まずは料金シュミレーションをチェック

急成長中のベンチャー企業や案件管理の課題を抱えたクリエイティブ関連の企業に最適なReforma PSA。必要な機能に応じて金額を安く抑えることもできます。公式サイトでは、導入した場合の料金シュミレーションをすぐにチェックできます。

料金シュミレーションはこちらから

 

また、オンラインデモで実際の画面イメージを確認することも可能です。納得したうえで申し込むことができるので安心ですね。ベンチャー企業の社長、管理職の方、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか?