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2018.07.22

管理室4年目のいなみが業務内容をさくっと紹介します

いなみ

こんにちは。管理室のいなみです。

気付けば、LIGに入社して4年目に突入していました。入社したときは私より年上の方が多かったのに、今では年下の子が多いです。ほうれい線も気になるわけですね。

いまさらではありますが、管理室の業務内容の紹介とともに、私が最近イラッとしたこともついでに聞いてください!

管理室の業務内容

総務業務

  • 来客、電話対応
  • 備品購入、管理
  • キッチン管理
  • 健康診断の日程調整・予約 他

総務の仕事を書きだしたら、とんでもない量になるのでごく一部を抜粋しました。

LIGには「ご飯支給」という福利厚生があり、アルバイトを含む社員にはお米・パスタ・お肉・野菜が支給されます。そのため、管理室が「キッチン管理」という業務を担っているのです。

「キッチン管理」の業務は、毎週月曜日に野菜、3ヶ月に1回、12キロの鶏肉の買い出し。鶏肉は一人分のサイズに切って、下味をつけて、一つひとつサランラップに包んで……。2時間かけてこの作業をしています。

外食ばかりじゃ栄養が偏ってしまうので、お昼くらい自分で作って、身体にいいものを食べてほしいです。

ときどき、キッチンが賑わっていると、なにを作っているのか見に行くことがあるんですけど、いるんですよね……。

一人につき鶏肉はひとつと決めてるのに、ふたつ使おうとしている人が!!!

みんなの鶏肉です! 平等に食べましょう(このルールを知らない人はこの記事を機に覚えてくださいね)!

他にも、某テレビドラマのように、脚立を担いで蛍光灯も変えますし、イスのネジが緩んでいると言われればすぐに締めにいきます。空調の風が直接当たると言われれば、風除けカバーを購入して、脚立に乗って取り付けにいきます。

私たち管理室は、みんなの相談役、なんでも屋みたいな感じです。私は人と話すことが好きなので、どんなことであれ声をかけてもらえるのは嬉しいですね。

経理業務

  • 小口現金、預金、手形の管理
  • 経費の仕訳、精算
  • 請求、支払い
  • 入出金の管理 他

仮払いは毎日のようにあり、経費の処理は山ほどあります。

社員から提出された領収書1枚ずつ、内容に問題がないか、金額は正しいか、社内の決裁を正しく受けているか、全社分を1人でおこなっています。新しく入った織田丸に引き継ぎ中なのですが、テキパキと処理してくれるので、すごく助かっています!

そしてLIGは月末締めなので、月末になるとデスクが領収書の山に……。

領収書の裏面には参加者名(本名)の記入を必須としているのですが、LIGではお互いをあだ名で呼びあう文化があるため、本名がわからないときがあります。

領収書の裏に、こうやってあだ名を書いて出してくる人が普通にいるんですよね……。

あだ名で呼びあっているので距離が縮めやすい反面、こういうときに面倒が生じます。自分の本名くらい覚えましょう。

労務業務

  • 勤怠管理
  • 給与計算
  • 税金の計算、支払い
  • 住民税の切り替え 他

以前、労務を担当していたしどうさんが産休に入ったため、私が担当することになりました。

いざ担当してみると、住民税特別徴収への切り替え、労災、保険証の再発行など、労務関係の対応がとても多いんです……! 嬉しいことに社員も増えてきたので、いつもなにかしらの対応に追われています。

そして、労務業務で常に稼働しているのが給与計算。LIGでは、各自のパソコンから出勤時間と退勤時間を登録してもらうことで、勤怠の管理をおこなっています。月末に近づくと、「勤怠登録してください」の連絡から始まり、月末締まった翌月には、まだ登録していない人へリマインドします。

月末が近づいているので危険人物の勤怠を見に行ってみると……。

一日足りとも登録していない。自分の給与に関わることなのに、なぜできない人がいるのか……!

不思議でなりませんが、忙しくしていると忘れてしまうんでしょうね。今月も登録ができていない人が数名いましたが、給与計算が進まなくてプンスカしてます。

みんなが登録し忘れないよう、何か工夫できたらなあ。

まとめ

私はもともと不動産関係で働いていたので、IT業界のことも、経理のことも、なにもわかりませんでした。でも、4年目になった今では、総務、経理業務から労務業務の対応もしています。

入社したときは、ここまで任せてもらえるとは思ってもいませんでした。今でもLIGで働けているのは、管理室をはじめ、周りの方のサポートのおかげだと思っています!

 

以上、いかがでしたか?

管理室の業務を少しだけご紹介しました。