4月までに!新入社員の書類手続きをマスターしよう!【第2回ふせんの会イベントレポート】

しどう


4月までに!新入社員の書類手続きをマスターしよう!【第2回ふせんの会イベントレポート】

こんにちは、管理課のしどうです。先日、昨年11月に続く「【第2回ふせんの会】4月までに!新入社員の書類手続きをマスターしよう!」を開催しました。

4月になると、新卒・中途を問わず新しい仲間が入社してくると思います。入社時に行わなければならない手続きって、ややこしい上に量が多く、その割にしっかり教えてもらえる場もなくて我流で間違えながらやっている……なんてことも多いんです。そんな管理課の現状をなんとかすべく、入社手続きを完璧にマスターできるイベントを行うことにしました。

ふせんの会とは?

Web系ベンチャーや中小企業では、まだまだ管理体制が整っていない会社が多いです。困りごとはたくさんあるけれど、情報共有するような場所も繋がりもなく、各自が自力で勉強しながら幅広い業務にあたっています。

私も、右も左も分からない状態から会社の拡大にともなって色々なことをやってきました。こういう苦労や、ノウハウを分かち合う場があれば管理課が更にパワーアップするし、管理課がパワーアップすることは、ひいては社会全体のパワーアップに繋がるのでは!? と思い、一念発起したのです。

ベテラン管理部長に学ぶ「デキる入社手続き」

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「入社手続き」は、会社に新しく社員が入ってくるときに行う手続きのことですが、具体的に何をしたらいいのか分かっている方は意外と少ないと思います。社内に保管しておく社員情報、労働条件を定めている雇用契約書、給与振込先となる口座情報、秘密保持についての書類などが必要です。LIGでは、ブログやSNSに社員の顔が出てしまうことから肖像権に関する承諾書というのも一緒に書いてもらっています。

社会保険、雇用保険の手続きもあります。どんな書類が必要で、どこに、いつまでに提出しなければならないのか、入社手続きに関することは株式会社SmartHRの副島さんに教えてもらいました。

 

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SmartHRは労務手続きをラクに行えるシステムです。副島さんは人事労務の担当として勤めたあと株式会社SmartHRに転職し、実務の経験を活かしてユーザーからの問い合わせの対応やシステムの改修に携わっています。そんな副島さんが、多くの人があまり理解せずに行ってしまっている入社手続きについて教えてくれました。

 

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入社手続きについて全体像を掴んだあとは、実際に書類の記入方法を学びます。なるほど労務で活躍されていた社労士の勝山さんに、どんな書類があって、どういう内容を記入して、いつまでに提出するべきなのか、添付書類は何なのかなどを教えてもらいました。

 

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書類のわかりづらさ、思ったよりも書くことが多い、など怯んでしまった受講者の方に対して、記入のポイントについて丁寧に教えてもらいました。

 

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気づくと、テーブルの上は書類が山積みに……。入社手続きは紙でやることが多いですが、正直、相当面倒くさいです。やることが多いですし、入社してくる社員によって書かなければならないことも少しずつ異なるので、しっかり理解して応用できるようにしておかなければならないなと思いました。

 

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勉強した後は、オフィスおかんの方から惣菜の差し入れです! 人気のメニューを用意してもらいました。添加物は極力使わずに食材本来の美味しさを活かしたメニューで導入企業様からも評価の高いものばかりです。

 

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ちょうどお腹もすいたころだったので、皆でたくさん食べました。導入を検討されている企業様には、社内試食会も開催してくれるそうなので気になる方はぜひ問い合わせてみてください!

 

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おかんらしい割烹着で、惣菜の美味しさを伝えてくれた坪井さんです。オフィスでランチタイムに食べるだけではなく、帰り際にいくつか買って帰って自宅で食べるという方もいるとのこと! 確かに、一からご飯を作る時間がない時にはとても便利だなと思いました。

 

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副島さん、勝山さんに教えてもらって必死で用意した入社手続きのための書類ですが、その手間も時間もSmartHRがあれば全て解決してしまうというお話を聞きました。ちょっとショックを受けるほど、簡単に、社内にいながら各種申請が完了するというSmartHRの話を聞いて、これは完全に革命だなと思いました。

労務の手続きに時間を取られてしまって他の仕事に手が回らなくなっている会社は、すべからく導入すべきなのでは?

そして、入社して終わりではありません。その後の出退勤の記録もきちんととっていく必要があります。SmartHRAKASHIはシステムが連携しているため、入社した人の勤怠管理への流れもスムーズ! 自分で理解して、きちんとした書類がかけるのは当然のことですが、それができるようになったら効率化を考えていく必要があります。そういうときには、こうしたシステムを使うのが最適だなと思いました。

次回は退職手続き!

入社手続きについてしっかり学ぶことができました。次に必要になるのは…そう、退職手続きですね。ふせんの会第3回は、2017年6月6日(火)20:00~開催します! ゴールデンウィーク明け、6月のボーナス前、私の言いたいことは、分かりますよね。

参加申込みはこちらから! 管理課のスキルアップの為に、ふせんの会をぜひご活用ください!
イベント申し込みはこちらから!

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