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2017.02.23

管理課は一人じゃない、孤独な日々にさようなら。【第1回ふせんの会イベントレポート】

しどう

こんにちは、管理課のしどうです。

昨年の11月、私たちは管理課による管理課のためのイベント「ふせんの会」を開催しました。業界初であろうWeb系ベンチャーの管理課イベント! 普段孤独に業務に勤しんでいる管理課をあぶり出し、悩み相談をし、解決策を見つけるというイベントです。記念すべき第一回目のタイトルは「管理課は一人じゃない、孤独な日々にさようなら。」です。

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開催当日は、史上初の観測となる11月の大雪でしたが、27名の管理課の方にお越しいただくことができました。

イベント冒頭、いま現在担当している業務内容について聞いてみたところ、一人で約150名分の業務を回していることが分かりました。参加者は27名なのに……! 管理課のなんでも屋っぷりは、どこの企業でも共通のようです。

ふせんの会の目的って?

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Web系ベンチャー企業では、まだまだ管理体制が整っていない会社が多いです。経費は? 勤怠管理は? 誰が判断する? 困りごとはたくさんあるけれど、情報共有するような場所も繋がりもなく、各自が自力で勉強しながら幅広い業務にあたっています。

私も、右も左も分からない状態から会社の拡大にともなって色々なことをやってきました。こういう苦労や、ノウハウを分かち合う場があれば管理課が更にパワーアップするし、管理課がパワーアップすることは、ひいてはWeb業界のパワーアップに繋がるのでは!? と思い、一念発起したのです。

なぜ「ふせんの会」という名前にしたのかといいますと…

「あとで◯◯リマインドして~」「これ、あとでやるから俺帰ってきたら声かけてもらっていい?」

いつも同じ場所でPCに向かっていると、まるでペタリとふせんを貼るかのように 仕事の依頼をされることがよくありました。管理課としての安定感ゆえかな? と思っていたのですが、他の会社の管理課でもふせんになった経験があると知り、それならば! と「ふせんの会」と名付けました。

記念すべき第一回のテーマは「経費申請」と「勤怠管理」

第一回目となる今回は、

  1. 登壇企業の会社説明
  2. 経費申請についてのあるあるトーク
  3. 専門家に聞く!経費申請で気をつけること
  4. 勤怠管理についてのあるあるトーク
  5. 専門家に聞く!勤怠管理で気をつけること

という流れで行いました。

登壇企業の自己紹介!

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この日登壇してくれた管理課メンバーは、CINRAのそのさんSHIFTBRAINの仲村さんPlusDのよりこさん、そしてLIGのいなみんでした!

もともと、このメンバーはたまに飲みにいく仲でした。管理課同士で飲むとお互いの悩みやそれぞれの業務の工夫など、管理課ネタで大変盛り上がります。このふせんの会は、そうした中で生まれたアイデアで、ふせんの会の元祖メンバーと言えますね!

経費精算の困りごとをスルッと解決

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経費精算あるあるトークでは、書類の提出期限が切れてしまうこと、領収書の印字が消えてしまうことのお悩みに対して、会計上の問題点や対応方法について専門家の方にコツを伺いました。

 

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その後、経費精算の手間や承認作業の煩雑さを解決するためのツール、ネクストICカードをジオコードさんに紹介してもらいました。経費申請で一番面倒なのは数の多い交通費精算だと思いますが、カードリーダーで読み取るだけで登録ができるのって便利そうですね!

勤怠管理に関するあるあるを、勝山先生が斬る!

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続いて、勤怠管理のあるあるトークでは、そもそも勤怠登録をやってくれないこと、勤怠登録間違いが多いことに対して、どう対応したらいいのかを、LIGブログでもおなじみの「アハハハ! 勝山です!」の社労士勝山さんに解説してもらいました。

管理課の仕事には法律が絡んできます。間違った処理をして社員や会社に迷惑をかけるわけにもいきません。売り上げを立てる部署ではないけれど、リスクを未然に防ぎ、会社が問題なく前に進めるようサポートをしています。会社員が評価されるときって「変化したこと」ばかりに注目されますが、管理課に関しては「変化なく済んだ」ことが何よりも大切。そうやって地道な日々を送っていることも、ぜひ多くの方に知っていただきたいです!

 

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ソニーネットワークコミュニケーションズさんからは、勤怠管理を簡単にするAKASHIというツールを紹介してもらいました。勤怠登録の状況がひとめで分かったり、カードキーと連携して出退勤登録できたりとても便利です。

勤怠登録の大変なところは、出退勤の登録を忘れてしまうことや、休暇の申請をどのように上長に承認してもらうか。それらを時間をかけずかんたんに行うときにはツールを使うのが一番です。

管理課仲間を探そう! 名刺交換タイム

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そして最後に、名刺交換タイムです。管理課は外に出る機会も少ないため、なかなか名刺がなくなりません。他の部署の人たちはイベントや勉強会、客先で使いますが、私は未だに3年前に作った名刺が残っています。そう、この機会に管理課仲間を捕まえましょう!! ということで短い時間ではありましたが、全力で名刺交換を行いました。

イベント時は、会社の社員人数別に名札を色分けしていたので、自分と近い境遇の人をすぐに見つけることができました。これを機に皆さんの管理課ライフがより良いものになることを願います!

ふせんの会を応援!

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初めての管理課イベントでしたが、いろいろな企業から応援の品をいただきました。静電気でどこにでもくっつく魔法のふせんmagneticは、見逃してほしくないメモをパソコン画面にぺたりと貼り付けられます。この会の後は社内で大活躍! この会社では、他にも面白くて役に立つ文房具を取り扱っているので、ぜひサイトも見てみてください。

ウインテック 付箋 魔法のふせん magnetic NOTES Sサイズ オレンジ MNS-O

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水拭きで消せるマッキーは、ホワイトボードに枠線を引くのに大活躍しています。書き残しておきたいものと、書き足したり消したりしてほしいものってありますよね。LIGでは鍵の貸出ボードに活用しています。日付や枠線など、そのままにしておきたいものはこの水拭きで消せるマッキーを使って書けば、いちいち書き直す手間もかかりませんよ。

ゼブラ 水拭きで消せるマッキー 極細 8色 WYTS17-8C

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そして、私、しどうの実家のケーキ屋、菓樹工房ユーカリプティースより焼き菓子です。どんなときでも宣伝活動を欠かしません。みなさま、ぜひ通販でお買い求めください。

お越しくださった皆様に、たくさんのお土産をお渡しすることができました。どれも喜んでもらえたようで嬉しかったです。

イベントを終えて

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管理課という会社の裏側、見えないところにいる人達と交流できてとても楽しかったです。集合写真は、全員が全員後ろの方に回っていこうとするので「管理課って感じするなぁ……」と思いました。写真は、一生懸命はっちゃけてみた一枚です。

アンケートやイベント後のお電話にて、まだまだたくさんの悩みや困り事があることもわかりました。自分だけでは、どうしてもネットからの情報に頼るしかなくなってしまったり、これで正しいのか分からなくなったり…そんな管理課の皆で、お互いサポートしあえたらいいなぁと思います!

第二回ふせんの会は3月21日(火)

第二回ふせんの会の開催が決まりました! タイトルは「新年度直前対策!新入社員の必要書類徹底マスター」です。その名の通り、新年度直前、新入社員の対応時に必要な書類や、正しい作成方法などを勉強します。我流でやっている方、合っているか不安な方、正直よく分からない方、この機会にきちんと一連の流れを学んでみませんか?

専門家の方をお呼びして「なぜ必要なのか?」「なんのための書類か?」ということも解説をしていただく予定です。管理課初心者の方、管理課の研修代わりにお使いいただくのも良いと思います!

一緒に書類を作りながら行うので、スペースの関係上、先着40名様のみご参加いただけます。

イベント申し込みはこちらから!