いいとこすぎて移住しちゃいました / LAMP壱岐
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2016.12.05
LIG PR

事務作業の効率化から経営予測まで!バックオフィスツール『board』をオススメしたいワケ

よっしー

こんにちは。よっしーです。

普段はLIGブログに関するバックオフィス業務やカスタマーサポートを担当していまして、他にもイレギュラーにサポートが必要になるディレクション業務やイベントの企画進行など、さまざまな業務に対応するポジションにいます。

バックオフィスを担当されている方ならお分かりになるかと思うのですが、いろいろな業務を頼まれるうちに「とにかく時間が足りない」、「必要なデータの管理が煩雑になりがち」という状況に陥ることが少なくないんですよね……。

そんなバックオフィス担当者の悩みを解決してくれて、おまけに経営管理も自動で行ってくれる『board』というツールの存在を知りました。なんと、有料プランの継続率が99%なのだとか!

なぜこんなに高い継続率を維持できるのか。実際に『board』を活用している企業の担当者に、その魅力を聞いてみました。

請求書作成から経営判断の見込みまで幅広くサポートするツール『board』

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見積書や請求書には、会社の利益につながる数字や経営及び会計に関するヒントが隠されているーー。そんな発想から、実際の業務・経営にフィットしたバックオフィス業務と経営管理を一貫して行えるツールとして生み出されたのが、この『board』なのです。本ツールは、案件単位で書類を管理するのはもちろん、書類の作成・出力・発送、そして経営分析までも簡単に行うことができるのです。また、メインとなるダッシュボードには業務漏れ防止の仕組みも付属されているので、月末の請求ラッシュにおいてもミスなく対応することが可能です。
 

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確かにこうしたデータ同士がリンクして一括管理できれば、案件に強弱をつけられますし、意外な結びつきを発見できて新たなビジネス展開が生まれることも。ただの書類管理ツールにとどまらない可能性を感じさせてくれます。

boardの無料お試しはこちらから
 

そんな便利ツール『board』ですが、実際に使ってみたらまだまだ発見できることがあるんじゃないかと、バックオフィスとしては大いに興味が湧くところ。そこで、実際に『board』を利用している企業担当者に話を伺ってきました。

利用者が語る『board』の真の魅力とは

今回ご登場くださったのは、かれこれ 2 年ほど『board』を愛用しているというギルドワークス株式会社の中村 洋さんです。とあるご縁から始まった『board』利用が大幅な業務効率のアップを生み、今ではギルドワークスの基幹システムとして活用されているのだそう。今ではどこまで使いこなしていらっしゃるのでしょうか。
 

スクリーンショット 2016-11-22 11.46.31 中村 洋 氏
ギルドワークス株式会社 スクラムマスター / 現場コーチ。Webサービスや業務システムの企画・受託開発に取り組む。また、クライアントの現場、組織を改善していく現場コーチを担うことも。

『board』で導入で書類作成・管理の時間が半分以下に!

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ー 中村さんが『board』を導入した理由を教えてください。

弊社では見積書、発注書、請求書という 3 種類の書類をよく作成するのですが、Excel を使って書類の作成・管理を行なっていると、これに毎回大幅な時間を取られていたんです。そこに携わっていたのは各案件の担当者なわけですが、その作業時間を実務に回して効率化したいと思ったのがきっかけです。

ー 『board』を導入して、それらの作業時間はどのくらい削減できましたか?

諸々の作業にかかっていた時間が半分以下になりました。以前は各自で作成した書類を印刷し、バックオフィスに渡して社印を押して封をして郵送して……というフローだったのですが、今では出力からバックオフィスにやってもらっています。クラウド管理なので作業の引き継ぎもスムーズですから、とても楽になりました。

▲社印の位置など、それぞれの位置に合わせてフォントの種類やサイズを調整できる「書類デザインエディタ」 ▲社印の位置など、それぞれの位置に合わせてフォントの種類やサイズを調整できる「書類デザインエディタ」[/caption]

ー 『board』導入によって、時間の削減以外でどのようなメリットがありましたか?

煩雑だった管理が整理整頓され、それまで共有できていなかった社内間の書類も一元管理できるようになりました。

Excel ですべてを管理していたときは、転記しなければならない項目に入力漏れのミスがあったり、また古いデータの最新情報が分かりづらく、時間が取られるだけではなく作業の流れも非効率的でした。一覧性が悪い上に社内での連携もうまく取れておらず、かなりの無駄があったんです。それがなくなりましたね。

▲ステータス管理やPDF出力、メール送信、郵送を一括処理できる請求関連システム ▲ステータス管理やPDF出力、メール送信、郵送を一括処理できる請求関連システム[/caption]

『board』は案件の状態によって色が変わるので、ステータスが一目でわかるうえに見やすい。請求一覧を見ただけでその月の請求漏れが発見できるので、そうした見落としもなくなりました。

基本的に緑はOK赤はNGというように、色でその案件の状態で分かるようになっています。見込みのレベルも案件別で 4 段階入力できるので、それに応じて気づける工夫がされているところは感心するところです。
 

書類作成・管理のみならず 周辺業務・経営の効率化まで可能に

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ー 『board』を使うなかでもっとも助かっていると感じる機能はどういう点ですか?

例えば、見積書、発注書、請求書作成において、コピーされるべき項目がコピーされて、コピーして欲しくない項目はコピーされない…… というような、数え切れないほど存在する細かい配慮を感じる機能には助けられていますね。

また、これは直接バックオフィス業務とは関連していないのですが、経営管理の面で今月の請求と一緒に売上・経営指標の進捗がアラートで来る点も非常に有り難いです。売り上げに関する集計分析系を見るだけで、「最近バランスを崩していないかな?」と簡単に知ることができるんです。

▲見積中の案件まで確度別に集計できる経営管理システムも ▲見積中の案件まで確度別に集計できる経営管理システムも[/caption]

これは「会社の売上状況を見るためのバックオフィスシステム」という発想で作られている『board』ならではの機能だと感じます。他のバックオフィスシステムにはない視点ですね。社員それぞれが「会社の経営に携わっている」という意識を強く持っていれば、『board』は非常に理に適った動きや機能が備わっているツールだと思います。その意識づけも自然にできるんじゃないでしょうか。

また他サービスに比べると、機能が豊富な割にランニングコストがかなり安いですね。本来かかるはずの工数や人件費を考慮すると、大きな節約になっています。
 

使っているあいだにも どんどん機能が追加・改善されていく

▲「開発ロードマップ」:顧客の要望などから抽出した機能追加・改善の予定と進捗が随時更新されている ▲「開発ロードマップ」:顧客の要望などから抽出した機能追加・改善の予定と進捗が随時更新されている[/caption]

ー ギルドワークスで『board』を使い続けている理由は何でしょうか。

「このシステムはこうして欲しい」、「ここもう少し便利にならないかな」というユーザーの要望を常に収集していて、それをきちんとツールに反映・改善している点は大きいです。ユーザーに合わせてどんどん便利になっているんです。

実際に、一昨年の時点で「案件登録ページから顧客登録ページに飛べるようにしてほしい」、「作成した書類を保存せずに他のページに遷移しようとしてしまったときにアラートを出してほしい」という要望を出したところ、どちらも解消されました。後者の要望については「アラートを出す」ではなく「自動保存を行う」という形での対応で、根本的な問題は解決しましたね。

年内には API が公開予定で、CRM 系のサービスとの連携ができるようになると聞いています。現状では『freee』などの会計ソフトともすでに連携しているので、とても便利に使えると思います。なかには弊社に必要がない機能もありますが、機能は個別 ON / OFF と切り替えることができるので、特に邪魔だとも感じません。

ー これ以上ないほど『board』を活用されているんですね! ありがとうございました。
 

特に「バックオフィスのために起業したんじゃない」という人にオススメの『board』

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私のようなバックオフィスやサポートを担当している方に『board』はとても適していますが、とりわけプレイヤー兼マネージャーという立場を取らざるを得ないベンチャー企業の経営層の方にご紹介したいと思いました。

もっと営業や経営戦略などに時間を割きたいのに、経理や総務を雇う余裕もなくご自身でバックオフィスを担当されている方も多いはず。『board』はそんな場合に優秀な相方になってくれます。

導入を検討されている方には、無料でお試しのうえで個別相談会を利用するのが良いかと思います。基本的な操作説明はもちろん、現状の業務や課題を伺って、それに適した使い方のアドバイスも行ってくれますよ!
 

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