会議の日程調整や議事録などに役立つツール＆Webサービスまとめ
2016.03.26
はじめまして。ザッピーリンクという会社でWebディレクターをやっている浅井と申します。フリーランスのWebディレクターさん向けのお役立ちサイトも運営してます。趣味はカフェ巡りです。
Webディレクションをリモートワークで代行させていただくことが多いのですが、リモートワークは社内でディレクションをするのと違い、特有なコミュニケーションが求められます。
リモートワークでのWebディレクションって、まだまだ一般的ではないと思いますが、それができるとディレクションスキルが一段レベルアップするように思いますし、何かあった時に在宅勤務に切り替えられるよう（ここは会社の理解も必要ですが）、本日はディレクターのリモートワークを加速させるツールをご紹介させていただきます！
ディレクターのリモートワークを加速させるサービス9選まとめ
1. Skypeやハングアウトではなく、Appear.inでカンタン会議
Appear.inは会議をしたいURLを任意で発行し、そのURLをシェアした人とだけでオンライン会議ができる、めちゃくちゃ便利なサービス！
アカウント登録なし、プラグインなしで、ブラウザやデバイスの垣根なく使え、人数も最大8名まで繋げることができます。
インターネットのテレビ会議をするときにあるあるだった、「音声が途切れる」「動画がうまく見れない」というのが起こりにくいのも大きな特徴です。
それも、ノルウェイの電話会社Telenorによってプロデュースされたツールと聞けば、その技術にも思わず納得ですね！
2. 会議の予定調整にはCu-hackerを
Cu-hackerとは、Googleカレンダーと連携して使用できるスケジュール調整ツールです。
こちらも使い方はとってもカンタン！
Googleカレンダーと連携したCu-hackerのカレンダーで、都合の良い日時をいくつか選択し、生成されたURLを参加者の皆に共有するだけ！ 相手が、その候補日時の中から都合の良い日時を選択したら、調整完了です！
以前、LIGブログでも日程調整に役立つツールがまとめられてましたので、こちらも参考にしてみてください。
3. 会議の議事録作成はEvernoteを活用
会議はしっかりと議事録をとらなきゃいけませんよね。
メールやテキストエディタなどいろいろなツールがありますが、Evernoteは様々なデバイスで使えるので、帰りの電車に乗りながらスマホでまとめるなんて利用も。
リモートワーカーは、場所を選ばずに作業できる環境をつくっていきましょう。
4. Office365でデバイス問わず、ドキュメントづくりを効率化
https://products.office.com/ja-jp/business/explore-office-365-for-business
ExcelやPowerPointで資料をまとめて進めるプロジェクトもあることでしょう。
しかし、パソコン環境にいないときにちょっとした確認や修正をしたいと思ったら面倒ですよね。
そこで使えるのが、Microsoft Officeのクラウドサービス『Office365』。
有料サービスではありますが、デスクトップとノートPC、スマホなどにインストールしておけば、電車やタクシーの中でもチョチョイのチョイッとExcelやPowerPointの確認・編集でき、業務のスピードアップにも役立ちます！
Officeはパッケージ版を買うと同じOSでの利用に限定されてしまうなど、リモートワーカーには不便なこともあるため、ぜひクラウドサービスを使うことで業務を効率化させていきましょう！
5. Googleスプレッドシートで複数人同時編集＆管理
https://www.google.co.jp/intl/ja/sheets/about/
プロジェクトによっては、Excelを使わずにGoogleスプレッドシートを使うこともあると思います。
Excelを使うことがルールとなっていなければ、Googleスプレッドシートはデータ送付などに手間がかからず、複数人で同時に入力しながら編集することができるので、リモートワークされる方にはオススメ。Excelと同じように関数も使えます。
6. チャットワークでコミュニケーションを円滑に
LINEやFacebookなどでも仕事はできますし、メールは言わずもがなの必須の文字コミュニケーションツールですが、ビジネスとして使い分けるのであればチャットワークは非常に便利なサービス。
デバイス問わずに使えることはもちろんのこと、タスク登録やファイル管理ができるのもかゆいところに手が届く仕様になっています。
7. API連携もできるSlackで自由度の高いコミュニケーションを
Slackもチャットワーク同様、コミュニケーションツールとして非常に重宝するツールです。
チャットワークと違い、APIにより他サービスとの連携ができるため、カスタマイズをしたいという方には非常に使っていて楽しいサービスですよ！
8. togglで自分の行動を数値化し無駄な時間を削減
リモートワークを進めていると、どうしても時間管理が難しくなってきます。そこで役立つのが toggl。自分の作業がどれくらい時間がかかっているのか、すべての行動を記入していくだけで、時間の使い方を見える化させてくれます。
iPhone、Androidでも同期して使えるため、ぜひ日々の時間の使い方を見なおしてみましょう！
- iPhoneアプリ：https://itunes.apple.com/ee/app/toggl-timer/id885767775?mt=8
- Androidアプリ：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.toggl.timer&hl=en
9. Trelloでタスク管理を付箋感覚で直感的に行う
タスク管理は、ビジネスマンの永遠の課題といっても過言ではありませんよね。iPhoneのリマインダーアプリで管理したりと、十人十色のタスク管理術ですが、付箋感覚で直感的にタスクを管理できるTrelloがオススメ！
PCとスマホアプリと同期して使えるため、タスク管理ツールであるあるの「タスクに登録することをタスク登録する」なんて矛盾とおさらばできます。
Chromeの拡張機能を使って、Trelloをより便利に使えますので、ぜひこちらの記事も参考にしてみてください。 タスク管理ツール「Trello」をもっと便利にするChrome拡張機能まとめ
おわりに：自分のルーティンをつくろう
最近は大手企業がリモートワークを導入したり、クラウドソーシングが市民権を得てきたりと、今後ノマドワーカー以外にもリモートワークスキルは求められていきます。
一方でリモートワークは、時間の使い方が個人に委ねられるため、いかに自分のスイッチを入れるかが大切です。
アスリートのように、ある一連の動作を毎回行い、物事に集中できる自分をつくることも有効でしょう。昨今話題のラグビー・五郎丸選手がキック前に手をグーにして指を揃えるポーズであったり、メジャーリーガーのイチロー選手が打席でバットをぐるっと回して、先に突き出すみたいな動きですね。ぜひアナタも、自分だけのルーティンを見つけてみてください。
そして今回ご紹介したサービスが、アナタのリモートワークをより加速することを願ってます！
