Web事業部実績紹介
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2015.12.21

ミーティングばかりで時間がない!そんなときのスケジュール管理術

さささん

こんにちは、Web事業部マネージャーでディレクターのさささんです。

LIGはさらに成長をするための過渡期にあり、組織変更が多いです。
それに伴ない、私も役職がマネージャーに変わりました。
役職が変わると、求められることも当然変わり、これまで以上に業務の幅が広がります。

20代の頃は「徹夜してやればなんとかなる」という考えでしたが、企業の成長とともに自分自身も歳を取り、30代半ばになって徹夜をすることがきつくなってきました……。そうなると、あらゆることを効率的&スピーディーにやっていかなければなりません。

というわけで、今回はスケジュール管理に関する内容をまとめました。

前提
LIGでは社員のスケジュール管理に「Googleカレンダー」を利用していて、ミーティングをする際には、各メンバーのカレンダーを確認しながらセッティングするようにしています。

「相手に合わせるスケジュール管理」ではダメだ

Startup Stock Photo

私はつい最近まで、確定している予定のみをカレンダーに登録していました。
予定が入っていない時間帯は、自由に予定を入れられる状況です。
(本来は1週間、2週間先の予定は、すべて埋まっているべきですよね。)

そう、「相手に合わせるスケジュール管理」になっていました。

その結果、1日のスケジュールがほぼミーティングで埋まってしまったり、ミーティングとミーティングの間が30分しかないということも。

このようになると、まとまった作業時間がなくなり、集中力を欠き、生産性が落ちてしまいました。
「相手に合わせるスケジュール管理」ではうまくいかないことに気づいたため、「前提条件」「制限」を決めることで解決することにしました。

スケジュール管理で実行したこと

Startup Stock Photo

さてどのような「前提条件」や「制限」を決めたか、いくつか紹介いたします。

1. 毎日決まった時間のみスケジュールを開放

ミーティングの時間を固定にするために、昼休み直前の1時間、17時〜18時の1時間、合計2時間のみスケジュールを開放しました。
原則、この時間のみ社内メンバーとのミーティングを可能として、ミーティングが入らない場合は作業時間にしています。

2. ミーティングの目的・ゴール・アジェンダを事前に共有

ミーティングの主催者には、事前にそのミーティングの目的とゴール、アジェンダを共有してもらうようにしました。
そうすることでミーティングを開催する必要性が判断できますし、議題に対して話す材料の準備ができます。また、あらかじめアジェンダに対してコメントを残しておくことで、ミーティングを円滑に進行することができます。

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