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就活に失敗しない「メール」と「電話」の対応方法ポイント

就活に失敗しない「メール」と「電話」の対応方法ポイント

こんにちは!
最近LINEの通知の8割がディズニーツムツムのハートのおねだりになってきました。メディア事業部のきょうへいです。

就職活動中は電話やメールで社会人と連絡する機会が増えますよね。
普段は社会人の人と関わることも少ないため、電話やメールで連絡するときに担当者に悪い印象を与えてしまわないかと不安になってしまう方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は就職活動をしていくうえでの電話・メールのマナーについてご紹介したいと思います。

電話のマナーについて

電話はメールと違い、修正することができません。
電話対応の良し悪しで第一印象に大きな影響を与える可能性もあるので、正しいマナーを身につけておきましょう。

就職活動中は企業の担当者と電話する機会が増え、登録していない番号や非通知から電話がかかってくることが多くなると思います。
企業の方がわざわざ電話で連絡してくる場合は大事な用件(合格通知や面接のスケジュールなど)の場合が多いので、就職活動期間中だけでも上記のような電話にも出るように心がけましょう。
非通知拒否を設定している場合は解除しておいたほうがよいでしょう。

電話に出る時

電話に出るときは「はい、〇〇です」と名前を名乗るようにしましょう。
また、電話番号を登録していて企業からの電話だとわかって電話に出る場合は、大学名も付けて「〇〇大学の〇〇です」と出るとベストです。

友人や家族からの電話ではつい「もしもし」と出ている方も多いかもしれませんが、企業からの電話では不要です。

電話をかける時

こちらから電話を掛けるときもまずは名前を名乗るようにしましょう。
「私、〇〇大学の〇〇と申します」

さらに最初に挨拶をつけ、
「お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の〇〇と申します」
とするとより丁寧な言い回しになります。
緊張しているとつい用件から伝えてしまいがちですが、名前を名乗った方がスムーズにやり取りができるので、電話をかけるときはまず名乗るようにしましょう。

また、予め話す内容をメモに書いておくとよいでしょう。

電話を掛ける環境を整える

静かな場所を選ぶ

電話を掛ける際は、電話を掛ける環境も意識する必要があります。
まずは静かで電波が良好な場所を選びましょう。電波が悪い場所で電話をかけてしまうとスムーズなコミュニケーションができず、重要な情報を聞き逃してしまう可能性があります。

メモとスケジュール表を用意する

次に電話をかける前にメモやスケジュール表を用意しましょう。
日付場所担当者名などの重要事項を、いつでもメモがとれる状態にしてから電話をかけ、メモをした内容に間違いがないか復唱して確認しましょう。

面接の日時や場所を確認する場合は、
「では、〇月〇日に××に伺わせていただきます」

担当者が名乗った場合は、
「〇〇様ですね」
と復唱しましょう。

電話をする時間帯

企業に電話をする際は時間にも気を付けましょう。
電話をする場合は以下の時間帯は避けたほうが良いでしょう。

  • 9:00〜11:00頃 始業開始直後は朝礼や前日の引継ぎ業務があるため忙しい時間帯になります。
  • 18:00〜20:00頃 終業時間付近のため忙しい時間帯になります。

電話を切るとき

電話を切るときは「お忙しい中、ありがとうございました」としっかりと挨拶をして、相手が電話を切るのを確認してからこちらも電話を切りましょう。

メールのマナーについて

電話とは異なり、いつでも連絡ができるメールのマナーについてもご紹介したいと思います。
直接相手と話さずに済むため気軽に送れるイメージがあるかもしれませんが、メールにもキチンと書き方やルールがあります。ぜひ企業に送る前に確認してみてください。

PCから送るようにする

学生の頃はPCからメールを送るということが少ないと思います。
しかし、携帯の設定によっては返信しても迷惑メール扱いされてしまう可能性もあります。そういった事態を防ぐためにも、PCから返信するようにしましょう。

就職活動用のメールアドレスを作る

普段使っているメールアドレスを履歴書やエントリーシートに記入すると、企業からの連絡が他のメールに紛れてしまいます

また、メールアドレスが分かりづらいと、企業側が入力の際にミスをして情報を受け取ることができないといったことも考えられるので、大学で取得できるシンプルなメールアドレスやGmailなどのフリーメールで、就活用に新しくメールアドレスを作成するのもよいでしょう。
Gmailはフィルタ機能や、マルチ受信トレイ、ショートカットキーなどの機能があるためオススメです。

件名はわかりやすく

ビジネスパーソンは一日に数十通のメールを受信しているため、採用担当者は件名を見てメールの内容や重要性を判断しています。
そのため、件名を付ける際は用件が伝わりやすいように、20字程度で書くこととが望ましいとされています。

件名が空白だったり、「ありがとうございました」などのシンプルすぎる件名はスパムだと思われてしまう可能性があります。
「会社説明会のお礼(〇〇大学 氏名)」といったメール本文の内容と学校名、氏名がわかる件名を書くようにしましょう。

メールの書き出し

メールの本文は誰に宛てたメールなのか書くようにしましょう。
社名、部署名、役職、名前の順で書きましょう。
「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」
企業や部署宛ての場合は「御中」、個人宛ての場合は「様」をつけましょう。

「(株)〇〇」と記載するのはマナー違反となるので使わないようにしましょう。

誰に宛てたメールなのかを記載した後は自己紹介をするようにしましょう。
「〇〇大学の△△と申します」

本文もわかりやすく簡潔に

本文に関しても、わかりやすく伝わりやすい文章を心がけましょう。
オフィスで使われているのはPCが主流なので「一行は全角で35文字程度におさめること」をオススメします。
また、以下の2点にも注意するとより見やすい文章になります。

  • 適度に行間を空ける
  • 適度な位置で改行する

悪い例

AAA株式会社BBB部CCC様
〇〇大学△△学部▲▲学科●●と申します。先日は貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。具体的な業務内容についてお話を伺い、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。

良い例

AAA株式会社
BBB部 CCC様

〇〇大学△△学部▲▲学科●●と申します。

先日は貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
具体的な業務内容についてお話を伺い、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。

 
悪い例では行間が詰まっていて改行がされていないので、読みづらい文章となっています。適度に行間を空け、適切な箇所で改行するようにしましょう。
丁寧なメールを書こうとすると長文になってしまうことが多いと思いますが、簡潔に用件のみを伝えるように心がけましょう。

署名を付ける

メールの本文の最後には署名を付けましょう。
基本的には学校名、名前、電話番号、メールアドレスを記載しておくことがオススメです。
携帯電話の番号やメールアドレスも書いておくと、企業からの緊急の連絡をとることができるので記載しておくと良いでしょう。

——————————————-
〇〇大学●●学部●●学科 3年
△△(氏名)

携帯:090-1234-5678
e-mail:kobayashi@×××.com
e-mail(携帯):kobayashi@□□□.ne.jp
——————————————-

まとめ

いかがでしたでしょうか?
電話やメールは毎日何気なく使っている方が多いと思いますが、就職活動中は普段と少し違う方法で連絡しなくてはいけないので最初は戸惑うかもしれません。

しかし、上記のポイントを押さえて何回か企業の方と連絡を取り合う間に、正しいマナーが身についているはずです。
この記事が少しでも就職活動中の方のお役に立てれば嬉しいです!

 

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この記事を書いた人

きょうへい
きょうへい マーケター 2012年入社
きょうへいと申します。LIGではディレクションやカスタマーサポート、マーケティング、などのお仕事をしています。好きな食べ物は辛いもの全般です。実は双子の弟がいます。ときどき、自分でもわからなくなるぐらい似ています。

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