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フリーランスならおさえておきたい!マイナンバー制度導入による確定申告や仕事上の注意点まとめ

フリーランスならおさえておきたい!マイナンバー制度導入による確定申告や仕事上の注意点まとめ

こんにちは、管理部のしどうです。

最近マイナンバー制度が導入され、郵便局からマイナンバーが配布されましたよね。確定申告などの納税の際に必要だったり、社会保障を受ける際に必要だったり、今後さまざまな場面で使用することになります。

特に注意したいのは、フリーランスの方によるマイナンバーの取り扱い。あらゆる個人情報を自分で管理することになるので、マイナンバーに関する注意点などを知っておかなければなりません。

そこで、フリーランスがおさえておきたいマイナンバー制度導入による確定申告や仕事上の注意点について、専門家の方にお話しを伺い、まとめてみました。協力してくれたのはフリーエンジニアに案件紹介をしている「PE-BANK」よりご紹介いただいた、「日本個人情報管理協会」の専務理事・内山さん。

内山さん 人物紹介:内山 和久さん
コンパック・コンピュータ株式会社と日本ヒューレットパッカード株式会社での執行役員、日本マイクロソフト株式会社の業務執行役員を歴任。現在は、一般社団法人日本個人情報管理協会の専務理事とストラテス株式会社の代表取締役、アスノシステム株式会社の顧問、株式会社流通戦略総合研究所の所長を兼任。

マイナンバーとは?

そもそもマイナンバーとは、日本の住民一人ひとりが持つ12桁の番号のこと。2015年10月から、住民一人ひとりに住民票の住所へマイナンバーが送られています。

まずはマイナンバーがどういったものなのか、おさらいしていきましょう。

マイナンバーは何に使うの?

2016年1月から順次、下記の手続きにおいてマイナンバーが必要となります。

  • 社会保障
  • 災害対策

重要なのは、これらの分野の中でも法律や地方公共団体の条例で定められた行政手続きのみにしか使えないということです。

まずは1つずつ具体的に見ていきましょう。

社会保障

年金や健康保険、介護保険、雇用保険、福祉分野などにおける手続きに、マイナンバーを使用します。具体的な手続きの内容としては、社会保障の資格取得や確認、給付など。

国民健康保険や国民年金などの資格取得の手続きのために、市区町村へ告知

税務当局に提出する確定申告書や届出書、調書などにマイナンバーを記載する必要があります。

確定申告をおこなう際に、確定申告書にマイナンバーを記載

災害対策

被災者生活再建支援法という法律のもと、自然災害に被災した際、都道府県から被災者生活再建支援金を受け取ることができます。その際の手続きや、被災者台帳の作成事務に使用されます。

法律で定められている被災者支援制度を利用する際に、市区町村へ告知

マイナンバーのメリット

ではなぜマイナンバー制度が導入されたのか、その背景を確認してみましょう。マイナンバー制度を導入するメリットは、大きく分けると下記の3点になります。

  • 行政の効率化
  • 国民に利便性の向上
  • 公平・公正な社会の実現

実は、マイナンバーにさまざまな情報を紐付けて管理することで、行政の手続きにおいて必要な情報の照合や転記などに要している時間が削減されるんです。すると、行政機関の作業が効率化されていきます。

このように行政の手続きが簡単におこなえるようになることで、国民の負担を減らすことができる上に、行政機関からさまざまなサービスのお知らせを受け取ることもできるようになります。

また、行政機関は個人の所得や社会保障による受給状況を把握できるようになるので、個人の不正な所得や不当な負担を減らすることができるんです。つまり、本当に困っている国民に対し、細やかな対応をおこなえるようになるので、公平・公正な社会を実現することができます。

マイナンバーカードとは?

次に確認しておきたいことが、マイナンバーカードについて。マイナンバーカードとは、マイナンバーが記載されているICカードのことです。任意でマイナンバーカード申請書に必要事項を記入し市役所に郵送することで、入手することができます。また、公的な個人証明にも使用できるので、免許証や住基カードなどを保持していない方にとっては便利ですね。

※マイナンバーが記載されている裏面が見えないよう、裏面が不透明になっているケースに入れられて送られてきます。

ちなみに、実は、このマイナンバーカードにはICチップが組み込まれており、空き容量があるのだそう。空き容量をどのようにして使用するかは、マイナンバーカードの新たな使い方として、現在検討されているんだとか。

とは言え、マイナンバーカードの中には、多くの個人情報がはいっているため、やはり管理には十分に気をつけなければなりません。マイナンバーをカードをいろいろな用途で利用する予定がない場合は、様子を見ながらマイナンバーカードの交付をおこなうか検討するという選択肢もあるでしょう。

マイナポータルについて

マイナポータルとは、自分のマイナンバーが使用された履歴を確認できるWebサービスで、2018年1月から付与される予定となっています。

マイナポータルでは、“行政機関が手続きなどをおこなう際に、いつ、どういった情報が必要でマイナンバーを参照したのか”を確認できます。もちろん、行政が持っている自分の個人情報を確認することもできるので、自分の個人情報が取り扱われている範囲について、しっかりと把握することもできるんです。

加えて、マイナポータルには行政機関から一人ひとりに合わせたお知らせも届くそう。サービスの詳細はまだ確定されていませんが、さまざまな点において便利になりそうですね。

マイナンバー制度が確定申告におよぼす影響

マイナンバー制度は、確定申告の際にも必要となります。(収入が会社からの給料のみの会社員である場合、源泉徴収として企業がおこなってくれるので心配はありません)

特に気をつけたいのは、フリーランスとして自分で確定申告をおこなわなければならない方や副業などをしていて収入源が2つ以上の方。

まずおさえておきたいことが、2015年度の確定申告には影響しないことです。2015年度がはじまる際にはまだマイナンバー制度ははじまっていなかったので、確定申告にも影響はありません。確定申告にマイナンバーが必要になるのは、翌年の2016年度からとなります。

必要になると言っても、確定申告をおこなう際の書類にマイナンバーを記入する箇所があり、そちらにマイナンバーを記入するのみ。白色申告だろうと青色申告だろうと、マイナンバーを使用する箇所は変わりません。加えて、確定申告におけるフローについても変更などはありません

フリーランスの人が気をつけたいこと

個人事業主となるフリーランスが気をつけたいことは、個人のマイナンバーが法人番号の代わりに使用される点です。法人の場合は13桁のマイナンバーを持つことになるのですが、個人事業主の場合、法人番号を持たないので、個人のマイナンバーを使用します。

支払調書(外注で仕事を頼み、一定額以上の金額を支払う際に作成する書類)の法人番号を記入する欄に、自分のマイナンバーを記入しなければならない。

また支払調書作成の際、外注相手のマイナンバーも預かる必要がある。

例からもわかると通り、自分のマイナンバーはもちろん、事業者として他人のマイナンバーの管理に責任を負う場面もあるんですね。

知っておきたい「安全管理措置」について

こういったマイナンバーを適正に取り扱うために、マイナンバーの取り扱いの基本方針を決めることを「安全管理措置」と呼び、この「安全管理措置」は下記の4つの視点から取るべきだと言われています。

  1. 組織的安全管理措置……ルールや組織の体制を整える
  2. 人的安全管理措置……担当者の教育や監督をする
  3. 物理的安全管理措置……デバイスや保管場所の管理を徹底する
  4. 技術的安全管理措置……情報へのアクセス制限やウイルス対策などをおこなう

組織の場合、事業主を含め従業者に「安全管理措置」の内容の周知を徹底することが大きな目的となりますが、フリーランスの場合、自分で徹底的に措置をとらなければならないので、上記の4つをしっかりと考えて対応する必要があります。

組織的安全管理措置……ルールや組織の体制を整える

特定個人情報などを取り扱うために、ルール作りをおこない、組織の体制を整えます。具体的には、特定個人情報の取扱規程に基づく運用や取扱い状況を確認する手段、情報漏えいなどに対応する体制を整えましょう。

フリーランスであれば組織とはなりませんが、特定個人情報の扱いに対して、こういった対応についても考えておく必要があります。

人的安全管理措置……担当者の教育や監督をする

マイナンバーを取り扱う事務担当者の教育や監督をおこないましょう。

フリーランスの場合、マイナンバーを取り扱う担当者が自分の場合でも、監督や教育をおこなうのも自分となりますので、しっかりとマイナンバーに関する知識を学ぶ必要があります。

物理的安全管理措置……デバイスや保管場所の管理を徹底する

特定個人情報の漏えいを防ぐために、物理的な措置をとりましょう。具体的には、特定個人情報を取り扱う場所の管理、機器および電子媒体などの盗難の防止などが挙げられます。

技術的安全管理措置……情報へのアクセス制限やウイルス対策などをおこなう

また、技術的な面でも措置をとる必要があります。特定個人情報を取り扱うデバイスにパスワードを設定したり、ウイルス対策を防ぐソフトを導入したり、外部からの不正アクセスを防止するため認証機能をつけたりするなどして、できる限り情報の安全性を考慮しましょう。

 
参照ページ:マイナンバーガイドライン入門 – 日本経済団体連合会
https://www.keidanren.or.jp/policy/2014/105_shiryo2.pdf

マイナンバーに関連した罰則について

マイナンバーにはさまざまな個人情報が紐付いているので、詐欺などで悪用される可能性があります。安全管理措置を取っていても不正に利用されることが考えられるので、そういった事件を防ぐために、マイナンバー制度に関する禁止事項の法定刑もあります。それが大きく下記の3つ。

  • 不正に特定個人情報ファイルを提供する
  • 不正な手段を用いて個人番号を取得する
  • 法人などが使用人などに対して監督責任を怠る

これらの禁止事項を破った場合のもっとも重い罰則は「4年以下の懲役または200万円以下の罰金、もしくはその両方」となっています。

フリーランスが特に気をつけたいことは、法人などが使用人などに対して監督責任を怠ること。この“法人など”には個人事業主のことも含まれるので、アルバイトなどを含む従業員を雇い、マイナンバーの管理などを任せる場合でも、しっかりと監督責任を負わなければならないんです。また、マイナンバーを取扱うお仕事を受けたときにも、取扱い方を十分気を付けなければならないのです。

参照ページ:マイナンバー制度概要資料 – 内閣官房
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/download/summary_zentai.pdf

まとめ

マイナンバーにはさまざまな個人情報が紐付けられているので、取り扱いにはとても不安を抱きそうですが、その使用範囲はとても狭く限られているもの。ですから、徹底したマイナンバーの管理を心掛けることで、大きな心配などはしなくても大丈夫そうですね。

しかし、新しい制度に伴ってできた法規則に関しては、やはりわからないことも多く、不安な要素の1つとなりやすいですよね。

今回お話しを伺った内山さんは、フリーエンジニアへの案件紹介をはじめ、総合的にサポートしている「PE-BANK」と契約するフリーエンジニアに対し、ご自身の立場、経験を活かしさまざまなサポートをおこなっているそう。最後に、「PE-BANK」について紹介させてください。

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この記事を書いた人

しどう
しどう 管理部 2013年入社
しどうです。
ケーキ屋の娘です。自分ちのケーキをおすすめするのが趣味です。
通販はこちらから
http://eucaly.shop-pro.jp/
ミュージカル「Wicked」が大好きで部屋中が緑色です。

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